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Administrativer Referent o. ä. (m/w/d) 30.10.2022 Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e. V. (DLR) Bonn
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Administrativer Referent o. ä. (m/w/d)
Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e. V. (DLR)
Bonn
Aktualität: 30.10.2022

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30.10.2022, Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e. V. (DLR)
Bonn
Administrativer Referent o. ä. (m/w/d)
Administrativer Referent o. ä. (m/w/d) Starten Sie Ihre Mission beim DLR Mit rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist das DLR nationales Forschungszentrum Deutschlands auf den Gebieten Luft- und Raumfahrt, Energie, Verkehr, Sicherheit und Digitalisierung sowie Heimat für Projektträger und das Raumfahrtmanagement. Wir, der DLR Projektträger, zählen mit über 1.000 hochqualifizierten Expertinnen und Experten zu den größten und erfahrensten Managementorganisationen in Forschung, Innovation und Bildung in Europa. Als kompetenter Dienstleister an der Nahtstelle von Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Gesellschaft tragen wir maßgeblich zur Zukunftsgestaltung bei. Dazu brauchen wir auf allen Ebenen exzellente Köpfe, die ihre Potenziale in einem professionellen Umfeld voll entfalten. Unsere vielen weiblichen Mitarbeitenden sind Beleg unserer attraktiven Arbeitsbedingungen. Starten Sie Ihre Mission bei uns, dem DLR Projektträger. Für den DLR Projektträger in Bonn suchen wir eine/n Administrative Referentin oder Administrativer Referent o. ä. (w/m/d) Leitung der Koordinationsgruppe Fördermittelmanagement und Administration von Förderprojekten Ihre Mission: Wir gestalten Zukunft. Als einer der größten deutschen Projektträger engagieren wir uns für einen starken Forschungs-, Bildungs- und Innovationsstandort Deutschland. Zu den wichtigen Themen, mit denen wir uns beschäftigen, zählen zum Beispiel Klimawandel, Elektromobilität, Chancengerechtigkeit, klinische Forschung, Digitalisierung und Künstliche Intelligenz. Unser Ziel ist es, Deutschland auf diesen und vielen weiteren Gebieten voranzubringen. Dazu analysieren wir für unsere Auftraggeber gesellschaftliche Entwicklungen, entwerfen Handlungsstrategien, entwickeln Förderprogramme und passende -instrumente und begleiten Fördervorhaben sowohl fachlich als auch administrativ. Insgesamt betreuen wir mehr als 10.000 Fördervorhaben und vergeben überwiegend öffentliche Fördermittel mit einem jährlichen Volumen von mehr als 1,5 Milliarden Euro. Zu unseren Auftraggebern gehören Bundesministerien, die Europäische Kommission, Bundesländer sowie Wissenschaftsorganisationen, Stiftungen und Verbände. Die Mitarbeitenden in unseren Teams, die wir für jedes Projekt speziell zusammenstellen, bilden die Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Wirtschaft, Gesellschaft und Politik und stehen Entscheidungsträgern als erfahrener und kompetenter Partner zur Seite. Die Abteilung »KI-Anwendungen in der Wirtschaft« (GI-KIW) setzt insbesondere das BMWK-Rahmenprogramm »Entwicklung digitaler Technologien« mit derzeit mehr als 800 laufenden Projekten um. Das Aufgabengebiet der Stelleninhaberin oder des Stelleninhabers ist aufgeteilt und wird zum einen in der Funktion einer/eines Beauftragten für den Haushalt und Aufgaben in der Qualitätssicherung von Fördervorhaben umfassen. Zum anderen gehört zu den Aufgaben die fachliche Leitung der Koordinationsgruppe »Fördermittelmanagement« der Abteilung GI-KIW, die zum Zeitpunkt der Aufgabenübernahme aus etwa neun administrativen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern besteht und in der etwa die Hälfte der 800 laufenden Projekte betreut wird. Zu Ihren Aufgaben gehören: Fachliche Leitung der Koordinationsgruppe Fördermittelmanagement Konzeption, Personaleinsatzplanung und Festlegung der Aufgaben zur administrativen Umsetzung der laufenden Abteilungsaufträge, Optimierung des Personaleinsatzes verantwortliche fachliche Steuerung der Arbeitsabläufe im Team mit Moderation und Sicherstellung der Kommunikations- und Abstimmungsprozesse fachliche Anweisung und Anleitung der Mitarbeiterinnen und der Mitarbeiter des Teams und notwendige Priorisierung der Aufgaben Moderation und Sicherstellung der Kommunikations- und Abstimmungsprozesse mit dem BMWK und in Abstimmung mit der Abteilungsleitung Organisation der fachlichen Zuarbeit und Mitarbeit bei der Weiterentwicklung der Abteilung Übernahme von Teilaufgaben bei der Auswahl, Einarbeitung und fachlichen Weiterqualifizierung von Personal Aufgaben Administrative Referentin / Administrativer Referent prozessbegleitende Qualitätskontrolle der Antragsbearbeitung und Vorhabenbetreuung, Schlussprüfung der Bewilligungsvorgänge Unterstützung bei der Überwachung und Steuerung von Programmtiteln und Disporahmen verschiedener Haushaltstitel des BMWK (Titelverantwortung) Steuerung der Haushaltstitel und Entwicklung und Implementierung neuer administrativer Förderstrategien, Sicherstellung des Qualitätsmanagements bei der Vorhabenförderung betriebswirtschaftliche und verwaltungsrechtliche Bearbeitung von Zuwendungen/Aufträgen und Widerrufen in besonders schwierigen Fällen Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner in der Abteilung GI-KIW für alle administrativen Fragen administrative Prüfung, Bewertung, Überwachung und Abwicklung von Vorhaben aufgrund der gesetzlichen, vertraglichen und verwaltungs­mäßigen Bestimmungen Bearbeitung von Anträgen und Angeboten einschließlich der Beratung der Antragsteller und Anbieter betriebswirtschaftliche Prüfung von Anträgen/Angeboten auf Ausgaben- oder Kostenbasis (einschließlich Bonitätsprüfung) eigenständige Verhandlungsführung mit Antragstellern/Anbietern auch in besonders schwierigen und bedeutsamen Fällen Bearbeitung von Zwischen- und Verwendungsnachweisen und Schlussrechnungen, Einleitung von Kosten-/Preisprüfungen und Auswertung der Prüfberichte Rechnungsbearbeitung, Überwachung des Zahlungsverkehrs, Führen des Schriftwechsels Qualitätskontrolle im Rahmen der Antragsprüfung und der Abwicklung von Zahlungen Wir unterstützen Sie vom ersten Tag an - vom IT-Equipment bis zu unserem strukturierten Onboarding im Patensystem. So gelingt Ihr erfolgreicher Start bei uns im Team und in Ihrer Rolle. Die angebotene Stelle am Standort Bonn ist für eine Teilzeitbeschäftigung grundsätzlich geeignet und zunächst auf zwei Jahre befristet. Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice sind bei uns selbstverständlich. Die Bewerbungsfrist endet am 10. November 2022. Ihre Qualifikation: abgeschlossenes Wirtschafts- oder verwaltungsorientiertes Hochschulstudium mit rechtswissenschaftlichen Kenntnissen (Bachelor/Diplom FH) wie z. B. Betriebswirtschaft, Public Management, Verwaltungswirt/in, Bachelor of Law (Schwerpunkt Wirtschaftsrecht)\; alternativ kommt auch eine abgeschlossene Weiterbildung zum/zur Verwaltungsfachwirt/in (Angestelltenlehrgang II) in Frage Kenntnisse in der Bewirtschaftung von öffentlichen Haushaltsmitteln sowie Erfahrung im Controlling von Fördermaßnahmen umfangreiche Kenntnisse und Erfahrung in verschiedenen nationalen und/oder internationalen Fördermaßnahmen und Förderverfahren sowie umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen bei der Projektförderung nach unterschiedlichen Bemessungsgrundlagen (z. B. Ausgaben- und Kostenbasis) langjährige einschlägige Berufspraxis in der administrativen Begleitung von Forschungsfördervorhaben auch in der Bearbeitung von besonders schwierigen und komplexen Sachverhalten vertiefte und umfassende Kenntnisse im Haushalts-, Verwaltungs- und Zuwendungsrecht, unter anderem belegt durch die Teilnahme an Weiter­bildungsmaßnahmen\; entsprechend der übertragenen Aufgabenbearbeitung betrifft dies insbesondere Expertenfachkenntnisse zum Vergaberecht (Unterschwellenvergabeordnung, rechtssichere Durchführung von Vergabeverfahren, Vertragsrecht bei Auftragsvergaben) sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem Projektinforma­tionssystem »profi« sowie weiteren auftragsspezifischen EDV-Tools bei der Bearbeitung von Fördervorhaben und in der Haushaltskontrolle Bereitschaft zur Schulung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter Erfahrung im Qualitätsmanagement sehr gute Kenntnisse in MS Excel sind erwünscht Kenntnisse über die Aufgaben/Tätigkeiten einer Administrativen Referentin oder eines Administrativen Referenten durch den Nachweis einer abgeschlossenen internen Fortbildung zur Heranführung an administrativen Tätigkeiten wären ideal englische Grundkenntnisse runden Ihr Profil ab Ihr Start: Freuen Sie sich auf einen Arbeitgeber, der Ihr Engagement zu schätzen weiß und Ihre Entwicklung durch vielfältige Qualifizierungs- und Weiterbildungs­möglich­keiten fördert. Unser einzigartiges Arbeitsumfeld bietet Ihnen Gestaltungs­frei­räume und eine unvergleichbare Infrastruktur, in der Sie Ihre Mission verwirklichen können. Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf sowie Chancengleichheit von Personen aller Geschlechter (w/m/d) sind wichtiger Bestandteil unserer Personal­politik. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung. Fachliche Fragen beantwortet Ihnen gerne Dr. Patrick Lay telefonisch unter +49 228 3821-1951. Weitere Informationen zu dieser Position mit der Kennziffer 71705 sowie zur Vergütung und zum Bewerbungsweg finden Sie unter www.DLR.de/dlr/jobs/#49847

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