Assistentin ­­/­­ Bürosachbearbeiterin (m/w/d) im Bereich Grundsatz und Strategie im Referat T1 für das Geschäftsfeld TKÜ

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in der Metropolregion München eine Assistentin / Bürosachbearbeiterin (m/w/d) im Bereich Grundsatz und Strategie im Referat T1 für das Geschäftsfeld TKÜ EG 9a TVöD Bund/A 9m BBesO | Voll- oder Teilzeit | Telekommunikationsüberwachung Zufriedene Mitarbeitende erzeugen die beste Arbeitsatmosphäre. Unser Ziel ist deshalb, ein gesundes, flexibles und inspirierendes Umfeld zu schaffen. Dafür wurden wir bereits mit den Awards »Top Company« und »Open Company« ausgezeichnet. Wir, als Behörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern und für Heimat, sind so agil und reaktionsschnell wie möglich. Deshalb gehen wir viele Dinge anders an, als man es von einer klassischen Behörde erwarten würde. Konkret entwickeln wir für die Behörden des Bundes mit Sicherheitsaufgaben Werkzeuge, erforschen Lösungen und beraten über Strategien für die innere Sicherheit Deutschlands. Damit begegnen wir täglich den Herausforderungen im Cyberraum. Dazu gehört selbstverständlich auch das Einstehen für die freiheitlich demokratische Grundordnung. DEINE AUFGABEN SIND U. A.: Du unterstützt die Referatsleitung und die Mitarbeitenden des Referats T1, und Du vertrittst im Bedarfsfall die Assistenz der Geschäftsfeldleitung TKÜ. Du unterstützt insbesondere die im Referat T1 tätigen Ansprechpersonen für die Bereiche Beschaffung und Vergabe sowie für Haushaltsangelegenheiten bei deren Tätigkeiten in der Steuerung für das gesamte Geschäftsfeld TKÜ. Du übernimmst eigenverantwortlich allgemeine organisatorische Aufgaben im Referat T1 und betreust die digitale Ablage (E-Akte). Du bist zuständig für die Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen wie bspw. Besprechungen, Schulungen und Workshops - auch mit externen Teilnehmenden\; dazu gehört auch die jeweilige Dokumentation wie bspw. Anmeldungsrücklauf, Protokollführung und Teilnahmelisten. Du betreust die administrativen Prozesse im Referat T1 und unterstützt die Prozesse im Geschäftsfeld TKÜ, indem Du z. B. die interne Bearbeitung von Erlassen und das Berichtswesen, den (elektronischen) Posteingang sowie die Steuerung zur Einhaltung von Fristen und Terminen koordinierst. DEINE ROLLE IM REFERAT T1: Das Referat T1 bildet im Geschäftsfeld TKÜ eine zentrale Schnittstellenfunktion und zeichnet sich durch die Koordinierung bereichs- und referatsübergreifender Themen und Vorgänge aus. Diese beziehen sich sowohl auf die Fachreferate innerhalb des Geschäftsfeldes TKÜ als auch auf das Projekt-Management, das zentrale Portfolio-Management, das zentrale Controlling und weitere Referate des Zentralbereiches. Du arbeitest in dieser Funktion eng mit den Referaten Haushalt, Recht, Beschaffung und Vergabe sowie Leitungsstab, Controlling und (zentrales) Portfolio-Management zusammen. Ferner arbeitest Du in dieser zentralen Schnittstellenfunktion innerhalb des Geschäftsfeldes sowohl mit Deiner Referatsleitung als auch mit der Geschäftsfeldleitung eng und vertrauensvoll zusammen. DIESE QUALIFIKATIONEN SIND EIN MUSS: nachgewiesene abgeschlossene Berufsausbildung in der öffentlichen Verwaltung oder im kaufmännischen Bereich nachgewiesene Berufserfahrung in einer hauptberuflichen Tätigkeit von mindestens drei Jahren mit unmittelbarem Bezug zu den Bereichen Beschaffung und Vergabe, Haushaltsangelegenheiten oder Finanz-Controlling sehr gute Deutschkenntnisse sowie sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift VON VORTEIL SIND: nachgewiesene Vorerfahrungen in der öffentlichen Verwaltung von mindestens drei Jahren Vorerfahrungen in einer Organisationseinheit im Bereich IT/IKT oder Vorerfahrungen in einem stark technisch geprägten Arbeitsumfeld sehr gute Fähigkeiten im Umgang mit SAP sowie mit Standard-Office-IT (Microsoft Word, Microsoft Excel, MS PowerPoint) und mit software-basierten Kollaborationswerkzeugen (Microsoft SharePoint, Atlassian-Produkte wie bspw. Jira und Confluence) genaue, gewissenhafte und strukturierte Arbeitsweise Zuverlässigkeit und Selbständigkeit bei der Ausführung von Arbeitsaufgaben stark ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit grundsätzliche Bereitschaft zur vereinzelten Durchführung nationaler Dienstreisen DAS IST FINANZIELL FÜR DICH DRIN: Tarifbeschäftigung in der Entgeltgruppe E 9 a TVöD Bund (je nach beruflicher Erfahrung ca. 39.600 Euro bis ca. 51.800 Euro brutto jährlich in Vollzeit) oder Verbeamtung bis zur Besoldungsstufe A9 m BBesO ZITiS-Zulage in Höhe von bis zu 1.920 Euro brutto jährlich in Vollzeit Jahressonderzahlung in EG 9 a TVöD Bund in Höhe von 80 % brutto der monatlichen Gesamtvergütung bei Erfüllung der Voraussetzungen Unsere Benefits: Home-Office kernzeitfreie Arbeitszeit kein Dresscode Hunde willkommen hohes Fortbildungsbudget und vieles mehr ... BESONDERE HINWEISE: Nach einer individuellen Einarbeitungsphase am Dienstort und bei Vorliegen der persönlichen und dienstlichen Voraussetzungen kann die Tätigkeit anteilig in einem Umfang von bis zu max. 40 % remote ausgeübt werden, wobei jeweilige Präsenzerfordernisse (bspw. Veranstaltungen) stets Vorrang vor einer Tätigkeitsausübung im Home-Office haben. Der Dienstort kann in München (Berg am Laim oder Zamdorf), Neubiberg oder Dachau sein. Für uns zählt das Können, nicht das Geschlecht, das Alter, die Religion, die Identität oder die Herkunft. Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen, da bei uns derzeit weniger Frauen arbeiten als gewünscht. Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Für die Tätigkeit wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt. Nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) ist für die vorgesehene sicherheitsempfindliche Tätigkeit eine Sicherheitsüberprüfung durchzuführen. DU MÖCHTEST WECHSELN? DAS BLEIBT UNTER UNS! Falls du dich in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis befindest, sichern wir dir natürlich höchste Vertraulichkeit deiner Bewerbung zu. Wir führen das Vorstellungsgespräch in Präsenz durch. Wir werden, falls notwendig, nur mit deiner Zustimmung den aktuellen Arbeitgeber kontaktieren. So geht es weiter: Bewirb dich bitte ausschließlich online über INTERAMT. Wir freuen uns auf deine digitale Bewerbung bis zum 07.01.2025 unter der Kennung ZITiS-2024-051. Dein Anschreiben gehört neben deinem (tabellarischen) Lebenslauf als Arbeitsprobe zu deiner Bewerbung mit dazu. Dein Anschreiben darf einen Umfang von max. zwei Seiten DIN A4 erreichen und ist in Schriftart Arial, Schriftgröße 11, Zeilenabstand 1,5 zu verfassen. Bitte stelle in deinem Anschreiben insbesondere die Bezüge zwischen deinen bisherigen Erfahrungen und Qualifikationen und dem für die Stelle beschriebenen Aufgabenspektrum dar. Nutze bei Fragen vorab die Kontaktdaten von Tobias personalgewinnung@ZITiS.Bund.de oder 0151 7027 6614. Wir vereinbaren einen Präsenz-Termin für ein Interview. Anschließend teilen wir dir meist innerhalb einer Woche unsere Entscheidung mit und besprechen alle Einzelheiten. Du kannst dann auch gerne vor Ort bei uns vorbeischauen. Onboarding: Als neues Teammitglied möchtest du schnell selbstständig arbeiten können. Dazu musst du unsere Prozesse kennenlernen. In den ersten drei Tagen nimmst du am Onboardingprozess teil, bei dem du wichtigen Ansprechpersonen in der ZITiS begegnest und dich mit den anderen neuen ZITiSens vernetzt. Anschließend bekommst du ein fachliches Onboarding im Referat T1. So wirst du schnell Teil unseres bunten Teams und knüpfst Kontakte mit Kolleginnen und Kollegen, die sich gerne Zeit für fachliche Deep Dives nehmen. Auch mit unseren in- und externen Kunden und Partnern tauschen wir uns regelmäßig zum Arbeitsstand aus und halten Kontakt zu Projekten und Partnern, die in einem ähnlichen Umfeld aktiv sind. Du lernst unsere (Forschungs-)Projekte kennen und arbeitest dich in einige davon tief ein. Nach und nach übernimmst du eigenverantwortlich deinen Aufgabenbereich, den du dann aktiv mitgestalten kannst. So kommt sicher keine Langeweile auf! DEIN ANSPRECHPARTNER: Tobias Heindl Personalgewinnung@ZITiS.Bund.de Mobil: 0151 7027 6614