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Sekretär*in (m/w/d) 08.06.2024 Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung Berlin-Adlershof
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Sekretär*in (m/w/d)
Berlin-Adlershof
Aktualität: 08.06.2024

Anzeigeninhalt:

08.06.2024, Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung
Berlin-Adlershof
Sekretär*in (m/w/d)
Allgemeine Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung der Leitung und der ca. 30 Mitarbeiter*innen des Fachbereichs, u. a. Fachinformationsbeschaffung, Dienstreiseplanung, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Terminverwaltung, Materialbeschaffung, Bearbeitung/​Überwachung der Zeiterfassung, Protokollführung etc. Eigenständige Nutzung elektronischer Tools (z. B. E-Akte, Parfis, IMSWARE) und weiterer fachlicher Anwendungen Erstellung von interner und externer Korrespondenz in Deutsch und Englisch Annahme und Beantwortung bzw. gezielte Weitervermittlung von externen schriftlichen und telefonischen Anfragen (Firmen, Universitäten, andere Forschungseinrichtungen etc.) Vor- und Nachbereitung sowie Organisation von Workshops, Seminaren und Tagungen auf nationaler und internationaler Ebene Gestaltung und Korrektur von wissenschaftlichen Berichten, Prüfberichten und Gutachten Pflege von Datenbanken Mitwirkung bei der verwaltungstechnischen Einarbeitung und Betreuung neuer Mitarbeiter*innen und Gastwissenschaftler*innen sowie in- und ausländischer Gäste und Besucher*innen Ausbildung von Auszubildenden und Praktikant*innen
Eine mit mindestens befriedigend abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/​Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder vergleichbar Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) sowie Onlinekommunikationstools (Webex, MS Teams) Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift Erfahrung in der Vor-Ort-Ausbildung ist wünschenswert Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen Sicheres, kompetentes und kundenorientiertes Auftreten Gutes Kommunikations- und Informationsverhalten, Initiative/​Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit sowie Zuverlässigkeit Die ausgeschriebene Stelle setzt ein geringes Maß an körperlicher Eignung voraus.

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