Vorbereitung und Organisation von Sitzungen: Unterstützung bei Erstellung und termingerechter Verteilung der Tagesordnungen für Sitzungen des Beirats, des Aufsichtsrats sowie der Geschäftsführung Unterstützung bei der Vorbereitung und Bereitstellung von Sitzungsunterlagen, einschließlich Protokollen, Beschlüssen, Berichten, Präsentationen und weiteren relevanten Dokumenten Gewährleistung der fristgerechten und formal korrekten Zustellung von Einladungen und offiziellen Mitteilungen an die Mitglieder der Gremien Dokumentenmanagement: Verantwortliche Verwaltung und kontinuierliche Pflege eines Beteiligungs- und Vertragsmanagementsystems zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Abwicklung sämtlicher relevanter Dokumentationsprozesse Effiziente Verwaltung und Archivierung von Protokollen und Beschlüssen der Gremiensitzungen unter Einhaltung der gesetzlichen und internen Vorgaben Sicherstellung der rechts- und regelkonformen Dokumentation und Ablage aller relevanten Unterlagen gemäß den geltenden Vorschriften Regelmäßige Überprüfung, Pflege und Aktualisierung der Corporate-Governance-Richtlinien und -Prozesse zur Wahrung der höchsten Compliance-Standards Kommunikation und Koordination: Zentrale Ansprechperson für die Koordination und Abstimmung der Kommunikation zwischen den verschiedenen Gremien, der Rechtsabteilung und der Geschäftsführung, um eine reibungslose und effiziente Zusammenarbeit sicherzustellen Proaktive Sicherstellung, dass alle relevanten Entscheidungsträger zeitnah und umfassend über entscheidungsrelevante Informationen und Beschlüsse in Kenntnis gesetzt werden Unterstützung der Geschäftsführung bei der inhaltlichen und konzeptionellen Erstellung von Berichten und Präsentationen für die Gremien