Personalakte regelmäßig prüfen

In der Personalakte sammeln Arbeitgeber wichtige Daten über ihre Mitarbeiter.

Unternehmen legen für jeden ihrer Mitarbeiter eine Personalakte an. Sie enthält wichtige Angaben zum Arbeitsvertrag, zur Sozialversicherung oder zur Lohnsteuer. Auskünfte zur Privatsphäre oder eine persönliche Einschätzung der Mitarbeiter gehören hingegen nicht in dieses Dokument. Angestellte haben einen Anspruch auf Einsicht in ihre Personalakte. Einwände dürfen sie in einer schriftlichen Gegendarstellung formulieren. Bei der Erfassung unzulässiger Daten haben sie sogar ein Recht auf die Löschung der Einträge. Eine regelmäßige Überprüfung der eigenen Akte ist daher ratsam.

Gesammelte Daten müssen für das Arbeitsverhältnis bedeutsam sein

Im öffentlichen Dienst gelten klare Vorschriften zur Führung einer Personalakte. Diese sind im Bundesbeamtengesetz geregelt. Für andere Berufsgruppen gibt es keine gesetzlichen Vorgaben zum Inhalt und Aufbau der Personalakte. Dennoch dürfen Unternehmen nicht willkürlich Daten erfassen. Die gesammelten Angaben müssen für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sein.
Informationen über die Privatsphäre der Mitarbeiter gehören daher nicht in die Personalakte. Dazu zählen auch Listen zu Krankheitstagen und Krankheitsgründen. Eine Ausnahme gilt lediglich bei unmittelbaren Auswirkungen auf die Betriebsabläufe. Wenn beispielsweise Alkoholismus die Berufsausübung nachweislich einschränkt, sind entsprechende Angaben in der Akte erlaubt.

Was steht in der Personalakte?

Die Personalakte ist ein praktisches Hilfsmittel zur Verwaltung der Mitarbeiter. Die erfassten Daten stehen in einem direkten Zusammenhang zum Dienstverhältnis.

Zulässige Inhalte sind etwa folgende Papiere:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Arbeitszeugnisse
  • Arbeitsvertrag
  • Sozialversicherungsausweis
  • Anmeldung und Nachweise zur Krankenkasse
  • Gehalts– oder Lohnbescheinigungen
  • Lohnsteuerunterlagen
  • Abmahnungen.

Gegebenenfalls sind außerdem Unterlagen zur Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis, eine Kopie des Schwerbehindertenausweises oder ein amtliches Führungszeugnis enthalten. Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu relevanten Vorgängen im Unternehmen werden ebenfalls in der Personalakte dokumentiert.

 

Was steht in der Personalakte

 

Wer darf die Personalakte einsehen?

Die Einträge in einer Personalakte enthalten vertrauliche Informationen. Diese sind grundsätzlich nur dem Chef des Unternehmens, dem Personalverantwortlichen und Ihnen selbst zugänglich. Als Arbeitnehmer dürfen Sie ohne besonderen Grund jederzeit Ihre Personalakte einsehen, Notizen machen und Kopien einzelner Bestandteile anfertigen. Dieses Recht bleibt sogar dann bestehen, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist.
Mitarbeiter können ein Mitglied des Betriebsrates bei der Einsicht in die Personalakte hinzuziehen. Für den Betriebsrat gilt eine Schweigepflicht über den Inhalt. Er besitzt aber kein eigenständiges Einsichtsrecht für die Dokumente. Ein betriebsfremder Rechtsanwalt hat ebenfalls keinen generellen Anspruch auf den Zugriff, da der Arbeitgeber das Hausrecht zusteht.

Wann können Arbeitnehmer die Löschung von Einträgen verlangen?

Mit der Einsicht in die eigene Personalakte kontrollieren Sie die erfassten Daten. Zu den Pflichten des Arbeitgebers gehört die Korrektur falscher Angaben. Darüber hinaus muss das Unternehmen unzulässige Informationen über private Gepflogenheiten oder der Verschwiegenheit unterliegende Details zum Gesundheitszustand des Arbeitnehmers entfernen.
Arbeitnehmer dürfen zudem eine Stellungnahme zum Inhalt ihrer Personalakte verfassen. Eine schriftliche Gegendarstellung muss der Personalverantwortliche an der entsprechenden Stelle in der Personalakte einfügen. Das betrifft beispielsweise Tatsachenbehauptungen, die der Karriere des Mitarbeiters schaden könnten. Den Anspruch auf Änderung oder Löschung unrichtiger Einträge können Sie auch vor Gericht geltend machen.

Wie kann ich eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen lassen?

Abmahnungen sind ein zulässiger Bestandteil der Personalakte. Arbeitnehmer können die Entfernung des Dokuments verlangen, wenn es unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält. Im Zweifelsfall entscheidet das Arbeitsgericht über die Berechtigung der Abmahnung.
Folgt einer begründeten Abmahnung kein weiteres Fehlverhalten, kann der Arbeitgeber den Eintrag aus der Personalakte entfernen. Meistens ist das nach zwei bis drei Jahren üblich. Einen Anspruch auf die Löschung haben Mitarbeiter allerdings nicht.

 

Wie kann ich eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen lassen

 

Welche Aufbewahrungsfrist gilt für die Personalakte?

Ein Unternehmen verwaltet die Daten des Personals für gewöhnlich über den gesamten Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses. Trennen sich die Wege von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, gibt es keine einheitliche Regelung zur Aufbewahrungsfrist der Personalakte.
Unternehmen müssen die Unterlagen bis zur möglichen Verjährung der Ansprüche des Arbeitnehmers aufbewahren. Diese Frist beträgt in der Regel drei Jahre. Steuerlich relevante Unterlagen dürfen Betriebe frühestens nach sechs Jahren vernichten. Bei Lohnunterlagen zur betrieblichen Gewinnermittlung verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf zehn Jahre. Bei Abkommen zur betrieblichen Altersvorsorge hängt die Aufbewahrungsfrist von den jeweiligen Umständen ab. Eine sechsjährige Speicherung reicht aus, wenn der Mitarbeiter die dauerhafte Versorgungsleistung während des aktiven Arbeitsverhältnisses oder spätestens zum Ablauf des sechsten Kalenderjahrs nach der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung erhält. Tritt der Versorgungsfall erst später ein, muss der Arbeitgeber die Unterlagen entsprechend länger aufbewahren.

Was ist die digitale Personalakte?

Moderne Betriebe digitalisieren ihre Personalakten. Das Bundesdatenschutzgesetz schreibt zur Erhebung, Übermittlung und Speicherung der Eingaben eine ausdrückliche Zustimmung der Arbeitnehmer vor. Diese kann auch in einer Betriebsvereinbarung in Abstimmung mit dem Betriebsrat erfolgen.
Zur allgemeinen Datenschutz-Definition gehört das Verbot zur Weitergabe personenbezogener Daten. Für eine Personalakte dürfen Arbeitgeber beispielsweise ausschließlich die erforderlichen Daten zum jeweiligen Verarbeitungszweck verarbeiten. Dazu müssen sie Berechtigungskonzepte erstellen und steuern. Das müssen Unternehmen laut Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung bis zum 25. Mai 2018 durch Voreinstellungen in der Software sicherstellen.
Die Datenverarbeitung muss für das Personal und Bewerber jederzeit leicht zugänglich, verständlich und in klarer Sprache formuliert sein. Bei einer Betriebsgröße von mindestens 20 Mitarbeitern ist ein Datenschutzbeauftragter im Unternehmen erforderlich.