Sekretariats- und Assistenzkraft (w/m/d)

Landeshauptstadt Wiesbaden liegt im Herzen des Rhein-Main-Gebietes, eingebettet in eine der kultur- und erlebnisreichsten Regionen Deutschlands. Die hessische Landeshauptstadt besticht durch ihr vielfältiges Freizeitangebot und bildet damit ein ideales Umfeld für den Lebensmittelpunkt. Für alle Menschen, die in Wiesbaden leben, arbeiten und wirtschaften, erbringen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung ein breites Spektrum an Dienstleistungen. Wenn Sie auf der Suche nach einer abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Tätigkeit sind, bei der Sie Ihre Fähigkeiten und Qualifikationen zum Wohl der Allgemeinheit einbringen können, sind Sie bei uns genau richtig. Das Hochbauamt der Landeshauptstadt Wiesbaden sucht eine Sekretariats- und Assistenzkraft (w/m/d) für die Abteilungen Zentrale Dienste und Gebäudemanagement. Das Hochbauamt ist zuständig für die Durchführung von Neubau-, Sanierungs- und Bauunterhaltungsmaßnahmen an städtischen Hochbauten (Schulen, Kindertagesstätten, Verwaltungsgebäuden, Bürgerhäusern, Sportanlagen, Kultur- und Freizeiteinrichtungen). In diesem »Architektur- und Ingenieurbüro« der Landeshauptstadt Wiesbaden arbeiten etwa 140 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verschiedener Fachrichtungen/Funktionen, die Gebäude baulich planen, unterhalten und instand setzen. Dies geschieht in enger Zusammenarbeit mit externen Architektur- und Ingenieurbüros sowie mit ausführenden Baufirmen. Das Hochbauamt überwacht bei Baumaßnahmen Kosten, Qualität und Termine. Ihre Aufgaben: Organisieren des Vorzimmers der Abteilungsleitungen, inkl. Verwalten des Terminkalenders sowie Organisieren von Terminen, und deren Vor- und Nachbereitung Begleiten und Unterstützen von Besprechungen, z. B. Bedienen der Videokonferenzsysteme sowie Führen der Gesprächsprotokolle Betreuen der Organisationspostfächer Arbeiten mit Projektmanagement-Tools und verschiedenen dienstlichen Applikationen Organisieren, Koordinieren und Abwickeln von Veranstaltungen wie z. B. Inhouse-Schulungen, Grundsteinlegungen, Spatenstichen und Richtfesten Ausarbeiten und redaktionelles Überarbeiten von Präsentationen nach Vorgabe Wahrnehmen der Funktion einer Ansprechperson für die Mitarbeitenden der Abteilungen bei Rückfragen beispielsweise zu Dienstreisen, Fortbildungsanmeldungen, Anträgen, etc. Mitwirken bei der Öffentlichkeitsarbeit, z. B. bei Internetauftritten des Hochbauamtes, Vorbereiten von Pressenterminen und Präsentationen Bearbeiten der dienstlichen Mobilfunkangelegenheiten, wie An- und Abmeldung, Überprüfen und Zustellen der Abrechnungen Ihr Profil: Abgeschlossene Ausbildung im Sekretariatsbereich, vorzugsweise Kauffrau/-mann für Bürokommunikation bzw. -management, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation oder Bürokauffrau/-mann Berufserfahrung in Sekretariats- oder Assistenztätigkeiten ist von Vorteil Sicherer Umgang mit der MS Office-Standardsoftware (Word, Excel, Outlook) sowie Fähigkeit, sich schnell in weitere fachspezifische IT-Verfahren (z. B. SAP) einarbeiten zu können Strukturierte Arbeitsweise Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Teamorientierung Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Unser Angebot: Eine unbefristete und abwechslungsreiche Tätigkeit, durch die Sie unmittelbar an der Gestaltung der Landeshauptstadt Wiesbaden beteiligt sind und mit der Sie einen wichtigen Beitrag zum Gemeinwohl leisten Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) einschließlich aller im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen, wie z. B. Jahressonderzahlung (sog. Weihnachtsgeld) sowie zusätzliche betriebliche Altersversorgung Gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen unserer Servicezeiten mit Gleitzeit und digitaler Zeiterfassung sowie die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten Umfassende freiwillige soziale Leistungen zur Gesundheitserhaltung und -förderung (z. B. Vergünstigungen für Fitnessstudios), die bereits mehrfach mit dem Corporate Health Award ausgezeichnet wurden, sowie ergonomische Arbeitsplätze (z. B. höhenverstellbarer Schreibtisch) Ein umfangreiches Fortbildungsprogramm für die persönliche und fachliche Weiterbildung sowie eine systematische Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen Freie Fahrt mit unserem Job-Ticket Premium mit dem öffentlichen Personennahverkehr im gesamten RMV-Gebiet Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Für weitere Informationen stehen Ihnen Frau Molzahn (0611) 31 - 6421 und Herr Kruszynski (0611) 31 - 6404 gerne zur Verfügung. Sie fühlen sich angesprochen? Bewerben Sie sich jetzt und schicken Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen schnell und unkompliziert bis zum 26.05.2024 über unser Online-Bewerbungsmanagementsystem über www.wiesbaden.de. Verfügen Sie nicht über die Möglichkeit, sich online zu bewerben, dann wenden Sie sich bitte an die o. g. Ansprechpartner. www.wiesbaden.de