Jobs in Management in Aachen

Starten Sie Ihre Mission beim DLR Das DLR ist das Forschungszentrum für Luft- und Raumfahrt sowie die Raumfahrtagentur der Bundesrepublik Deutschland. Rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter forschen gemeinsam an einer einzigartigen Vielfalt von Themen in Luftfahrt, Raumfahrt, Energie, Verkehr, Sicherheit und Digitalisierung. Ihre Missionen reichen von der Grundlagenforschung bis hin zur Entwicklung von innovativen Anwendungen und Produkten von morgen. Spitzenforschung braucht auf allen Ebenen exzellente Köpfe - insbesondere noch mehr weibliche -, die ihre Potenziale in einem inspirierenden Umfeld voll entfalten. Starten Sie Ihre Mission bei uns. Für unsere Einrichtung Technologien für Kleinflugzeuge in Aachen suchen wir eine/n Kauffrau/mann für Büromanagement, Industriekauffrau/kaufmann o. ä. (w/m/d) Leitungsassistenz für administrative und organisatorische Aufgaben Ihre Mission: Für die im Aufbau befindliche Einrichtung Technologien für Kleinflugzeuge (KF), welche das Innovationszentrum für Kleinflugzeug-Technologien (INK) betreibt, suchen wir eine Assistenz, die die Einrichtungsleitung administrativ und organisatorisch bei Büroprozessen unterstützt und entlastet. Im INK kommen Mitarbeitende verschiedener Institute und Einrichtungen zusammen, um gemeinsam an den Themen des elektrischen Fliegens und der urbanen Mobilität zu arbeiten. Als Assistenz übernehmen Sie u. a. Koordinations- und Organisationsaufgaben sowie Sekretariatstätigkeiten und Teile der Personalverwaltung. Koordinations-, Organisations- und Informationsaufgaben Aufbau und Pflege digitaler Ablagesysteme, u. a. für Bestell- und Lieferscheine sowie für Leihgeräte, die von KF im INK bereitgestellt werden (Konzept, Digitalisierung von Dokumenten und Vorgängen, Pflege und Weiterentwicklung der Systeme) Erstellung von Protokollen im Rahmen von Sitzungen, Workshops, Besprechungen, Meetings, Konferenzen oder Gesprächen Beteiligung bei der Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen (intern oder öffentlich) in Abstimmung mit der Öffentlichkeitsarbeit, u. a. geeigneten Veranstaltungsort buchen, Catering organisieren, Raum vorbereiten, Teilnehmende bei der Reiseorganisation unterstützen (teilweise in Englisch) Dienstreisen der Einrichtungsleitung organisieren, buchen und später abrechnen Allgemeine Sekretariatstätigkeiten Annahme und Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie von Telefonanrufen (teilweise auf Englisch), inkl. der Organisation zentraler E-Mail-Postfächer Verwaltung von Kontakt- und Adressdatenbänken (etwa in Outlook) Koordination und Nachverfolgung von Terminen Vorbereitung und Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen, inkl. Verwaltung von Besprechungsräumen, Zusammenstellung von Unterlagen Empfang und Unterstützung von in- und ausländischen Gästen (teilweise auf Englisch) Anfertigen von Präsentationsfolien (Deutsch und Englisch) Literatur- und/oder Adressrecherchen über das Internet Beschaffungsvorgänge (u. a. Angebote anfordern, bestellte Waren annehmen und prüfen) Führung der Inventarliste Verwaltung des Raumbuchungssystems (Desk-Sharing): Buchungsanfragen bearbeiten, neue Mitarbeitende einarbeiten und unterstützen Vorbereitende Personalverwaltungsaufgaben Planung des Ablaufs zum Start neuer Mitarbeitender (in Abstimmung mit deren Vorgesetzten sowie zentralen Stellen im DLR) Onboarding: Erstbetreuung neuer Mitarbeitender in Deutsch und Englisch Einweisung neuer Mitarbeitender in Verwaltungsvorgänge (z. B. Beantragung von Reisen) zentraler Kontakt für alle Mitarbeitenden am Standort bei Dienstantrittsmeldungen, Krankmeldungen, Tätigkeitsaufnahmen Verwaltung des Zutrittsmanagements für die Mitarbeitenden, Verwaltung von Schlüssel(karten) Offboarding beim Weggang von Mitarbeitenden: Abmeldung, Equipment-Rückgabe, vorbereitende Erstellung von Zeugnisentwürfen Ihre Qualifikation: abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Kauffrau/?-mann für Büromanagement oder Bürokommunikation, Bürokauffrau/?-mann, Industriekauffrau/-mann oder gleichwertige Ausbildung alternativ langjährige Berufserfahrung mit nachweisbaren kaufm. Kenntnissen sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Office-Anwendungen idealerweise haben Sie die Fähigkeit zum konzeptionellen Arbeiten, sind kreativ, teamfähig und kommunikativ wünschenswerterweise denken Sie lösungsorientiert und bereichern unser Team mit innovativen Ideen und Herangehensweisen Sie haben Kenntnisse im digitalen Dokumentenmanagement, dies ist gern gesehen Sie haben Kenntnisse der Organisationsstrukturen in einem Forschungszentrum Noch Fragen? Bitte zögern Sie nicht anzurufen! Ihr Start: Freuen Sie sich auf einen Arbeitgeber, der Ihr Engagement zu schätzen weiß und Ihre Entwicklung durch vielfältige Qualifizierungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten fördert. Unser einzigartiges Arbeitsumfeld bietet Ihnen Gestaltungsfreiräume und eine unvergleichbare Infrastruktur, in der Sie Ihre Mission verwirklichen können. Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf sowie Chancengleichheit von Personen aller Geschlechter (w/m/d) sind wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung. Fachliche Fragen beantwortet Ihnen gerne Herr Dr.-Ing. Gerrit von Borries telefonisch unter +49 2203 601-2262. Weitere Informationen zu dieser Position mit der Kennziffer 85620 sowie zur Vergütung und zum Bewerbungsweg finden Sie unter www.DLR.de/dlr/jobs/#52018