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Sachbearbeiter*in / Teamassistent*in
Berlin
Aktualität: 09.12.2022

Anzeigeninhalt:

09.12.2022, Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.
Berlin
Sachbearbeiter*in / Teamassistent*in
Assistenz für die Referatsleitung des Büros Berlin und bei Präsenz von AL W in Berlin Spezifische Organisations- und Unterstützungsleistungen für Abt. W Aktualisierung des Kalenders der Wissenschaftsorganisationen in Berlin Betreuung der Leitung der MPG bei Präsenzveranstaltungen in Berlin Terminkoordination politischer Gespräche der Leitung Aktualisierung des politischen Fahrplans des Präsidenten Bearbeitung interner und externer Anfragen, Erstellung von Präsentationsfolien, Mitarbeit an der Datenbankentwicklung und -pflege Termin-, Reise- und Beschaffungsmanagement, Kassenführung, Organisation von Post (Ein- und Ausgang) sowie Aktenablage Gesamtorganisation des Berliner Büros, Ansprechpartner*in für alle Fragen rund um die räumliche und technische Ausstattung (Telefonanlage, PCs, Videokonferenz) Empfang von Besucher*innen und Erteilung von Auskünften Übernahme von Sonderaufgaben und Betreuung von Veranstaltungen (auch online): Bereitstellung bzw. logistische und technische Anpassung der IT-Infrastruktur im Austausch mit IKT und Veranstaltungsteam Veranstaltungen im Wissenschaftsforum betreuen (Catering, Technik) Unterstützung der Münchner Organisationsteams bei Veranstaltungen in Berlin Vertretung der Assistenz in München Assistenz für Referent*innen im Büro Berlin Koordination der Zusammenarbeit Büro Berlin und Generalverwaltung, Arbeitsschutz, Onboarding Management von Neuzugängen, Informationen über Maßnahmen des Betriebsrats, Softwareupdates, Vor-Ort-Betreuung von Umbaumaßnahmen
Einschlägige Berufsausbildung, z.B. abgeschlossene Ausbildung zur*zum Bürokauffrau*mann, mehrere Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position Sorgfalt, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit und ein ausgeprägtes Organisationstalent Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten Sehr gute Kenntnisse der üblichen Web- und MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel und PowerPoint) und Datenbankkenntnisse (FileMaker Pro) sowie sehr gute Schreibleistungen Bereitschaft zur Einarbeitung in andere EDV-Programme Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

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