Jobs in Sekretariat in Heidelberg

Das Max-Planck-Institut für Astronomie (MPIA) in Heidelberg ist mit etwa 330 Mitarbeitenden aus mehr als 40 Ländern eines der weltweit führenden astrophysikalischen Forschungsinstitute. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir in Elternzeitvertretung eine*n Assistent*in (m/w/d) der International Max Planck Research School (IMPRS) in Teilzeit (28 Wochenstunden), Kennziffer 387 Sie sind verantwortlich für die operative Unterstützung des Koordinators der IMPRS bei den organisatorischen und administrativen Aufgaben und stellen den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts sicher. Die Stelle ist befristet bis 30.06.2026. Ihre Aufgaben: Unterstützung des Koordinators bei organisatorischen Aufgaben und der Terminplanung Organisatorische Begleitung der Bewerbungsverfahren Unterstützung von ausländischen Studierenden bei Ankunft und während des Aufenthalts in Heidelberg bei logistischen Fragen Buchung von Hotel- und Gästezimmer für Bewerber*innen und Gäste Vorbereitung der Belege für die Reisekostenabrechnung Vorbereitung von Workshops und Assistenz bei der Durchführung (z. B. der Summer School) Erstellung und Aktualisierung von Informationsmaterial Selbstständiges Formulieren von Briefen und Korrespondenzen in Deutsch und Englisch Anfertigen von Tabellen, Übersichten\; Unterstützung beim Schreiben von Berichten Unterstützung bei weiteren organisatorischen Tätigkeiten am Institut Ihr Profil: Sie haben eine einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare Fachkenntnisse im Assistenzbereich und konnten bereits Berufserfahrungen in einem internationalen Arbeitsumfeld sammeln, vorzugsweise in einer Forschungseinrichtung. Sie bringen sehr gute Deutschkenntnisse und professionelle, kommunikationssichere Englischkenntnisse mit. Fundierte Kenntnisse im Umgang mit moderner Bürokommunikationstechnik, Windows, Office-Programmen und Webanwendungen setzen wir voraus. Sie zeichnen sich durch eine strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise, Engagement, Diskretion und diplomatisches Geschick sowie selbstständige Arbeitsweise aus. Einen besonderen Wert legen wir auf Teamgeist, Zuverlässigkeit, interkulturelle Kompetenz und Serviceorientierung sowie Verhandlungsgeschick, verbunden mit einem sicheren und verbindlichen Auftreten. Wir bieten: Eine abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit in einem internationalen Arbeitsumfeld Die Bezahlung erfolgt entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung gemäß Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst TVöD (Bund) bis Entgeltgruppe 9a Zusätzliche Altersvorsorge (VBL) und Sozialleistungen vergleichbar zum öffentlichen Dienst Möglichkeit zum mobilen Arbeiten Die Arbeitszeit kann flexibel gestaltet werden unter Berücksichtigung von festen Terminen, z. B. während der Summer School oder des Auswahlverfahrens für Doktorand*innen Zuschuss zum Jobticket Bei Bedarf Unterstützung bei der Suche nach Kinderbetreuungseinrichtungen Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Die MPG strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist uns ein wichtiges Anliegen. Bei Fragen zur Chancengleichheit wenden Sie sich bitte an die Gleichstellungsbeauftragten (equality@mpia.de), zum Thema Schwerbehinderung an Ralf Launhardt (rl@mpia.de). Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Onlinebewerbung. Bitte bewerben Sie sich bis zum 20.12.2024 ausschließlich online. Weitere Informationen über das MPIA finden Sie unter www.mpia.de bzw. über die IMPRS unter https://www.imprs-hd.mpg.de/. Erste telefonische Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr apl. Prof. Christian Fendt, Tel. 06221 582-387.