Jobs in Sekretariat in Potsdam

Eigenständige und zuverlässige Büroorganisation sowie Unterstützung der Abteilungsleitung in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten, Übernahme von abteilungsübergreifenden Tätigkeiten: Unterstützung der Abteilungsleitung: Selbstständiges Bearbeiten der allgemeinen Sekretariatsaufgaben wie Erledigung von Telefon- und E-Mail-Korrespondenz sowie des anfallenden Schriftwechsels, Konferenzraumverwaltung, Empfang von Gästen, Unterstützung bei ad-hoc-Anfragen Vor- und Nachbereitungen von Besprechungen und Meetings, Aufbereitung von Unterlagen, Recherchen und Zuarbeiten für die Abteilungsleitung (u. a. Mitwirkung bei Berichten, Organisation von Sitzungen, Abteilungstreffen u. ä.) Reiseorganisation für die Abteilungsleitung und für Gäste Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache Übernahme von Abteilungsübergreifenden Tätigkeiten: Umsetzung von Personalprozessen, wie z. B. Vorbereitung von Neueinstellungen und Vertragsverlängerungen, Zusammenstellung von Unterlagen, Unterstützung bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen u. a. Dokumenten, Anmeldung von Nutzeraccounts, Beantwortung von Anfragen seitens des Personalreferats, Sicherstellung der Zeiterfassung für Projektmitarbeitende, Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeiter*innen und Unterstützung internationaler Beschäftigter in Kooperation mit dem Welcome Center, Pflege der Publikationsdatenbank und Verwaltung der Abteilungsbibliothek Planung und Organisation interner Veranstaltungen