Jobs in Sekretariat in Potsdam

Arbeiten für Potsdam vielseitig, flexibel, bürgernah Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt. Potsdam wächst und damit auch die Aufgaben in der Verwaltung. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Geschäftsbereich Ordnung, Sicherheit, Soziales und Gesundheit zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit eine*n Sekretär*in (m/w/d) der Beigeordneten des Geschäftsbereichs 3 Ordnung, Sicherheit, Soziales und Gesundheit Kennziffer: 300.000.07 Ihre Aufgaben Verantwortlich für die Bearbeitung des täglichen E-Mail-Posteinganges sowie der sonstigen Post mit inhaltlicher Bearbeitung, Weiterleitung, Verfügung, Wiedervorlage, Fristsetzung u.ä. innerhalb des eigenen Geschäftsbereiches sowie in andere Geschäftsbereiche der Stadtverwaltung oder an externe Ansprechpartner Verantwortlich für das Sekretariatstelefon der Beigeordneten\; Erteilung von Auskünften an Mitarbeitende, Bürger/-innen und externe Partner Sicherstellen der Termineinhaltung der Beigeordneten Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie Empfang und Betreuung von Teilnehmenden Unterstützung der Referenten in dem Büro der Beigeordneten bei der allgemeinen Büroarbeit (z.B. beim Entwurf, bei der Gestaltung und Formulierung von Schriftstücken) Aufnehmen, Erstellen, Verteilen und Ablegen von Protokollen Verantwortlich für die Organisations- und Arbeitsmittelbeschaffung sowie deren fachgerechter, wirtschaftlicher und umweltgerechter Einsatz Bei Bedarf Aufarbeiten und Bereitstellen von Unterlagen inkl. Recherchen für interne und externe Besprechungen und Konferenzen Stellvertretende Verantwortlichkeit für das Terminmanagement, die Kalenderführung, Pflege der Kundenkontakte und Bereitstellung von Terminunterlagen Ihr Profil Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte/-r, Verwaltungsfachangestellte/-r oder vergleichbar Einschlägige Berufserfahrung im Aufgabengebiet wünschenswert Sichere Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse sowie sicheres rhetorisches Auftreten Fähigkeit, Aufgaben und Arbeitsabläufe selbstständig und strukturiert zu organisieren Teamfähig und empathisches Agieren Kommunikations-, Kooperations- und Dienstleistungskompetenz Sicherer Umgang mit MS-Office-Produkten Unser Angebot Ein attraktives Gehaltspaket mit fairer tariflicher Vergütung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD - VKA) in der Entgeltgruppe E 6 mit jährlicher Sonderzahlung und Prämie, betrieblicher Altersvorsorge, vermögenswirksamen Leistungen und monatlicher Bezuschussung eines VIP-Firmentickets in Höhe des Tarifgebietes Potsdam AB Zusätzlich zur Betriebsrente weitere Angebote der betrieblichen Altersversorgung (Entgeltumwandlung) bei unseren Vertragspartnern Arbeiten, wie es zum Leben passt: Flexibel mit unserer Gleitzeitregelung und einer 39-Stunden-Woche 30 Tage Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. &\; 31.12. Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch familienfreundliche Arbeitsbedingungen Fitness-Kooperation mit den Potsdamer Bäderbetrieben und internen Betriebssportangeboten Gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte bis zum 05.08.2024 online über unser Karriereportal. Mehr Informationen finden Sie auch im Internet unter: www.potsdam.de/karriere Die Beschäftigung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse grundsätzlich möglich. Die Landeshauptstadt Potsdam fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Diese Stelle ist gleichermaßen für jedes Geschlecht geeignet. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Potsdam als weltoffene Stadt hat ein Interesse an Bewerbungen von Menschen mit interkultureller Kompetenz.