Absageschreiben professionell verfassen

Wie formuliert man Absageschreiben richtig? Das fragen sich viel zu wenige und verwenden stattdessen Muster.

Wie formuliere ich ein geeignetes Absageschreiben?

Absageschreiben gehören zum Alltag von Personalern und machen einen Großteil ihrer Korrespondenz aus. Schließlich bekommt immer nur eine Person die Stelle und alle anderen eine Absage. Oft wird deshalb auf standardisierte Absageschreiben zurückgegriffen: Ein paar Floskeln und herzlichen Dank – das war’s. Das wirft kein gutes Licht auf ein Unternehmen und seine Unternehmenskultur, denn Bewerber haben das Recht auf ein persönliches Absageschreiben, in dem im besten Fall dargelegt wird, warum es mit einer Stelle nicht geklappt hat.

So fomulieren Sie ein Absageschreiben

Absageschreiben sind Teil des Marketings

Bedenken Sie beim Formulieren eines Absageschreibens, dass sich schlecht formulierte oder unverschämte Absagen heute schnell in den Social Media verbreiten – Beispiele gibt es immer wieder. Das trägt nicht zu einem guten Unternehmensimage bei. Außerdem sollten Sie vor allem Kandidaten, die in die engere Auswahl gekommen sind, nicht die Tür vor der Nase zuschlagen. Bewerber merken sich lieblos formulierte Absageschreiben und werden sich vielleicht kein zweites Mal bei Ihnen melden.

Genau wie Stellenanzeigen und Einladungen zum Vorstellungsgespräch gehören auch Absageschreiben an Bewerber im weitesten Sinne zum Marketing, denn sie tragen zur Außenwirkung des Unternehmens bei.

Wann sollte ein Absageschreiben nach der Bewerbung versandt werden?

Zu jeder Bewerbung gehören Absageschreiben: Ob es sich dabei um eine feste Stelle, eine Ausbildung oder ein Praktikum handelt, ist nicht von Bedeutung. Wenn sich jemand bei Ihnen bewirbt und damit sein Interesse an Ihrem Unternehmen bekundet, sollten Sie das zumindest mit einem gelungenen Absageschreiben würdigen. Absageschreiben sollten möglichst schnell versandt werden. Auch wenn sich ein Bewerbungsverfahren mehrere Wochen, ja vielleicht sogar Monate hinzieht, sollten Bewerber, die gar nicht infrage kommen, möglichst zeitnah eine Absage erhalten. Absageschreiben, die erst nach Monaten bei Bewerbern eingehen, werfen ein schlechtes Licht auf das Unternehmen.

Empfehlungen des Verlags

Sechs Tipps: Wie formuliere ich ein geeignetes Absageschreiben?

  • Hände weg von Floskeln: Greifen Sie nicht auf Muster, Vorlagen oder Floskeln zurück, sondern schreiben Sie persönlich.
  • Begründen, ohne zu diskriminieren: Beachten Sie, dass in einem Absageschreiben keine Gründe angeführt werden dürfen, die nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz
  • diskriminierend sind. Im Zweifelsfall sollten Sie sich mit einem Juristen abstimmen.
  • Brand stärken: Schreiben Sie so, dass der Empfänger Ihr Unternehmen in guter Erinnerung behält und sich jederzeit wieder bei Ihnen bewerben würde.
  • Würdigung der Bewerbung: Haben Ihnen die Bewerbungsunterlagen gut gefallen, können Sie das auch so an den Bewerber weitergeben. Im umgekehrten Fall allerdings auch, jedenfalls dann, wenn es sich um formale „Fehler“ handelt. Bewerber erhalten oft viel zu wenig konkretes Feedback.
  • Hinweis auf den Stellenmarkt: Verweisen Sie in Ihrem Absageschreiben auf Ihre Website und offene Stellenausschreibungen. So zeigen Sie einem Bewerber, dass eine erneute Bewerbung ausdrücklich erwünscht ist.
  • Einbehaltung der Unterlagen: Ist ein Kandidat in die Endauswahl gekommen und sagen Sie nur schweren Herzens ab, sollten Sie das kommunizieren und die Bewerbungsunterlagen für die nächste vakante Position behalten.

 

Checkliste fürs Absageschreiben

Absageschreiben – Außenwirkung beachten

Alle Absageschreiben gehören zur Öffentlichkeitsarbeit, denn sie haben eine Außenwirkung. Eine Bewerbung für ein Praktikum verdient genauso ein Absageschreiben wie eine Bewerbung für eine Führungsposition.

  • Absageschreiben nach einem Vorstellungsgespräch: Hat bereits ein Vorstellungsgespräch stattgefunden, sollte das Absageschreiben generell persönlich und ausführlicher sein. Nehmen Sie Bezug auf das Gespräch und versuchen Sie die Absage unter Berücksichtigung des Diskriminierungsgesetzes so konkret wie möglich zu begründen. Sehr persönlich ist es auch, einfach zum Telefon zu greifen und den Kandidaten anzurufen.
  • Absageschreiben für einen Ausbildungsplatz/Absageschreiben bei Praktikum: Aus Auszubildenden und Praktikanten werden schneller als Sie denken ernst zu nehmende Bewerber. Deshalb sollte man sie nicht mit floskelhaften Absageschreiben demotivieren.
  • Absageschreiben auf eine Initiativbewerbung: Initiativbewerbungen bekunden Interesse an Ihrem Unternehmen und sollten entsprechend wertgeschätzt werden. Ist ein Bewerber grundsätzlich interessant, jedoch momentan keine passende Stelle frei, sollten Sie ihm das so mitteilen.
    Absageschreiben individuell zu verfassen, kostet natürlich mehr Zeit. Doch dieser Aufwand lohnt sich, trägt er doch zum Bild Ihres Unternehmens in der Öffentlichkeit bei.

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