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In dieser Funktion bist du für die Büroverwaltung zuständig, unterstützt Führungskräfte und Mitarbeiter, koordinierst Firmenveranstaltungen und hilfst bei Personal- und Buchhaltungsaufgaben. Du wirst dich in einem schnelllebigen Umfeld wohlfühlen und zu einem positiven und produktiven Arbeitsplatz beitragen. Der/die ideale Kandidat/in ist ein/e ausgezeichnete/r Multitasker/in, der/die die Verantwortung für den täglichen Bürobetrieb übernimmt und gleichzeitig dafür sorgt, dass sich die Mitarbeiter/innen wohl fühlen. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören: Office Administration: Aufrechterhaltung der Büroorganisation, Sauberkeit und Bestandsverwaltung Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und der Mitarbeiter Verwaltung der Rezeption, einschließlich Begrüßung von Besuchern und Bearbeitung von Lieferungen Bearbeitung von ein- und ausgehenden Dokumenten, einschließlich Post und Archivierung von Unterlagen Beaufsichtigung des Gebäudebetriebs und Kontaktaufnahme mit der Hausverwaltung Verteilen von Gebäudeschlüsselkarten und Verwalten der Zugangskontrollen zum Büro Planung und Durchführung von Büroveranstaltungen und Firmentreffen Koordination der Einrichtung von Arbeitsplätzen für neue Mitarbeiter und der Logistik für die Einarbeitung Organisieren von Geschäftsreisen nach Bedarf Verfolgen und Verwalten des Budgets für Büro- und Veranstaltungsausgaben Verwalten von Urlaubs- und Veranstaltungskalendern für die weltweiten Standorte Kommunikation von Aktualisierungen und Veranstaltungen im Büro an die Mitarbeiter Unterstützung der Buchhaltung: Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung und Eingabe der Rechnungen in die Unternehmenssoftware Entgegennahme von Lieferantenrechnungen und Koordination mit der Buchhaltungsabteilung Zusammenarbeit mit dem Staff Accountant bei der Bearbeitung von Angelegenheiten der Sozialversicherung, der Steuerbehörde und von Vorschriften Einreichen und Anfordern von Unterlagen bei Steuerbehörden und öffentlichen Stellen Unterstützung der Personalabteilung: Unterstützung bei HR-Aufgaben im Zusammenhang mit Einarbeitung, Gehaltsabrechnung, Rekrutierung, Schulung und Mitarbeiterkommunikation Verwaltung der Unterlagen für neue Mitarbeiter, Systemprofile und Orientierung bei der Gehaltsabrechnung Beratung bei Programmen für Mitarbeiterleistungen Unterstützung von Initiativen, die sich auf Mitarbeiterengagement, globale Unternehmenskultur und Veranstaltungsplanung konzentrieren Vertraulicher Umgang mit sensiblen Unternehmens- und Mitarbeiterinformationen Verwaltung elektronischer Leistungs- und Gehaltsabrechnungssysteme nach Bedarf