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Informationen zur Anzeige:
Projektassistent (m/w/d) in Teilzeit (50 %)
Berlin
Aktualität: 12.05.2025
Anzeigeninhalt:
12.05.2025, Deutsches Krebsforschungszentrum (DKFZ)
Berlin
Projektassistent (m/w/d) in Teilzeit (50 %)
Aufgaben:
Administrative Tätigkeiten & Büromanagement, u.a.
Eigenständige Organisation des Sekretariats und Verwaltung der Berliner Büroräume (einschließlich administrativer Belange zum Mietobjekt)
Budgeterstellung, Überprüfung laufender Kosten, Bestellungen (e.biss) und Rechnungsfreigabe (über SAP)
Betreuung von Besucher:innen des Berliner Büros
Projektmanagement, u.a.
Termin- und Projektkoordination, Protokollierung sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen
Vorbereitung und Formatierung von Präsentationen
Recherche und Verwaltung von Teilnehmerkreisen
Kommunikation & Politikmonitoring, u.a.
Unterstützung beim Monitoring politisch relevanter Themen für das DKFZ (Newsletter, Social Media etc.)
Erstellung und Pflege von Datenbanken zu relevanten Bundestagsausschüssen sowie weiterer wichtiger Stakeholderkreise (Cobra CRM-System)
Vorbereitung von Schreiben und inhaltliche Zuarbeit zu Textbausteinen
Veranstaltungsmanagement, u.a.
Unterstützung bei der Planung, Organisation und Nachbereitung von (wissenschaftlichen) Veranstaltungen, einschließlich Betreuung von Gästen
Erstellung und Monitoring von Veranstaltungsplänen, inklusive Zeitmanagement, Budget- und Ressourcenkoordination
Koordination und Steuerung des Eventablaufs, Abstimmung mit Teams, Dienstleistern und Stakeholdern sowie schnelle Problemlösung
Qualifikationen:
Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z.B. als Bürokauffrau/Bürokaufmann, Verwaltungsfachangestellte:r)
Wünschenswert sind Kenntnisse über die Strukturen bundespolitischer und wissenschaftlicher Akteur:innen, insbesondere im Gesundheits- und Forschungsbereich
Wünschenswert sind Kenntnisse im Eventmanagement
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Versierter Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und professionellen Adressmanagementsystemen
Versierter Umgang mit gängigen Videokonferenzsystemen und anderen Digital-Tools (wie Teams, Zoom, Webex)
Freundliches Auftreten und vorausschauende, selbststrukturierte Arbeitsweise
Kommunikationsfähigkeit und hohes Verantwortungsbewusstsein
Hohe Eigenmotivation
Teamfähigkeit und Loyalität
Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen innerhalb von Deutschland (insbesondere nach Heidelberg)
Die Position erfordert mindestens eine 4-tägige Arbeitswoche (vor Ort im Büro bzw. mobil). Nach Absprache kann der Arbeitszeitanteil auf bis zu 75 % erhöht werden.
Berufsfeld
Business Administration
Öffentlicher Dienst, Verwaltung
Organisation, Verwaltung, Büro
Assistenz
Sekretariat
Bundesland
Standorte