Mitarbeiterin (w/m/d) im Projektmanagement-Office im Bereich KI-Koordinierung

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet bis 30.07.2028 in der Metropolregion München eine Mitarbeiterin (w/m/d) im Projektmanagement-Office im Bereich KI-Koordinierung EG 11 TVöD Bund / A 11 BBesO | Voll- oder Teilzeit | KI-KO Zufriedene Mitarbeitende erzeugen die beste Arbeitsatmosphäre. Unser Ziel ist deshalb, ein gesundes, flexibles und inspirierendes Umfeld zu schaffen. Dafür wurden wir bereits mit den Awards »Top Company« und »Open Company« ausgezeichnet. Wir, als Behörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern und für Heimat, sind so agil und reaktionsschnell wie möglich. Deshalb gehen wir viele Dinge anders an, als man es von einer klassischen Behörde erwarten würde. Konkret entwickeln wir für die Behörden des Bundes mit Sicherheitsaufgaben Werkzeuge, erforschen Lösungen und beraten über Strategien für die innere Sicherheit Deutschlands. Damit begegnen wir täglich den Herausforderungen im Cyberraum. Dazu gehört selbstverständlich auch das Einstehen für die freiheitlich demokratische Grundordnung. DEINE AUFGABEN SIND U. A.: Du unterstützt die Projektteamleitung bei allen Themen aus dem Bereich Projektmanagement. Du bist die Steuerungszentrale des Projektteams und sorgst für einen reibungslosen Ablauf des Vorhabens. Dir obliegt die operative Verantwortung für alle kaufmännischen, rechtlichen Verwaltungsangelegenheiten des Projektteams. Du agierst dabei in enger Abstimmung mit internen Stakeholdern (Leitungsstab, Haushalt und Beschaffung). Du übernimmst die Verwaltung der Projektdokumentation (Versionierung, Archivierung usw.). Du bist für den Aufbau eines projektbezogenen Risikomanagements sowie für die Kostenkontrolle auf Projektebene verantwortlich. Du übernimmst die Ressourcenplanung und stellst diese der Teamleitung vor. Du übernimmst die Etablierung von Projektstandards und den Aufbau von Strategien. Du beobachtest, analysierst und steuerst eigenverantwortlich die laufenden Vorhaben. Dabei erkennst du ggf. Verbesserungspotentiale in den Bereichen Prozess, Methoden und Tools. Du bist in der Lage, eigenverantwortlich Konzepte und Berichte zu erstellen und diese im Team zu präsentieren. Du berichtet regelmäßig an die Projektleitung und gibst ihr einen Gesamtüberblick über das Projekt. Du koordinierst federführend das Projektmanagement und die Projektbearbeitung. Dabei greifst du eigenverantwortlich auf die dir zur Verfügung stehenden Tools (z. B. Atlassian Produkte, Microsoft Office) zurück. Du trägst die Verantwortung für die Überwachung der Einhaltung von Berichtspflichten gegenüber den Stakeholdern, insbesondere gegenüber der Leitung und den Abteilungs- und Geschäftsfeldleitungen. Du unterstützt die Projektleitung bei der Konzeption, Planung und Organisation sowie Durchführung von Terminen und Besprechungen innerhalb des Teams und mit der Leitung. Zudem übernimmst du die Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern (Terminmanagement). Du unterstützt proaktiv alle Projektteammitglieder zugunsten der effizienten und erfolgreichen Aufgabenerfüllung des Projektteams. DIESE QUALIFIKATIONEN SIND EIN MUSS: Abgeschlossenes Hochschulschulstudium (Bachelor oder Diplom) in einem der nachfolgenden Bereiche: Wirtschafts- oder Verwaltungsinformatik, Public Administration, Wirtschaftswissenschaften oder abgeschlossene Berufsausbildung mit Nachweis über erworbene gleichwertige Fertigkeiten nachweisbare Berufserfahrung im Bereich des Projektmanagements im Bereich der öffentlichen Verwaltung (Behörde, Universität etc.) oder im Bereich der Privatwirtschaft Kenntnisse und Erfahrungen auf dem Gebiet des Verwaltungsmanagements sowie Projekt-, Organisations- und Geschäftsprozessmanagements sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen VON VORTEIL SIND: sicherer Umgang mit Kollaborations- und Projektmanagementtools, insbesondere Atlassian-Produkten Erfahrung in der digitalen Dokumentation von Prozessen Erfahrung im Bereich Finanzen und Controlling des öffentlichen Haushalts Erfahrungen mit ERP-Systemen Erfahrungen und Kenntnisse in SAP, insbesondere in der Rechnungsbearbeitung in SAP sowie mit der E-Akte-Bund (EAB) Fähigkeit sich schnell und proaktiv in neue IT-Anwendungen und/oder Projektmanagement-Tools einzuarbeiten durch dein offenes, verbindliches Auftreten und deine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit fällt dir der serviceorientierte Umgang mit unterschiedlichen Menschen leicht du überzeugst mit Teamarbeit, deinem Organisationstalent und deinem proaktiven Handeln und Vorgehen DAS IST FINANZIELL FÜR DICH DRIN: Tarifbeschäftigung in der Entgeltgruppe E 11 TVöD Bund (je nach beruflicher Erfahrung ca. 48.400 Euro bis ca. 71.700 Euro brutto jährlich in Vollzeit) oder Verbeamtung bis zur Besoldungsstufe A11 BBesO ZITiS-Zulage in Höhe von bis zu 2.400 brutto jährlich in Vollzeit Jahressonderzahlung in EG 11 TVöD Bund in Höhe von 80 % brutto der monatlichen Gesamtvergütung bei Erfüllung der Voraussetzungen Unsere Benefits: Home-Office kernzeitfreie Arbeitszeit kein Dresscode technische Ausstattung Zuschuss zum Deutschlandticket und vieles mehr ... BESONDERE HINWEISE: Nach einer individuellen Einarbeitungsphase am Dienstort und bei Vorliegen der persönlichen und dienstlichen Voraussetzungen kann die Tätigkeit überwiegend/teilweise remote ausgeübt werden. Der Dienstort kann in München (Berg am Laim oder Zamdorf), Neubiberg oder Dachau sein. Für uns zählt das Können, nicht das Geschlecht, das Alter, die Religion, die Identität oder die Herkunft. Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen, da bei uns derzeit weniger Frauen arbeiten als gewünscht. Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Für die Tätigkeit wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt. Nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) ist für die vorgesehene sicherheitsempfindliche Tätigkeit eine Sicherheitsüberprüfung durchzuführen. Uns steht keine Planstelle zur Verfügung. Bewerbungen von verbeamteten Personen können wir daher nur von anderen Bundesbehörden und unter Mitnahme der Planstelle berücksichtigen. DU MÖCHTEST WECHSELN? DAS BLEIBT UNTER UNS! Falls du dich in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis befindest, sichern wir dir natürlich höchste Vertraulichkeit deiner Bewerbung zu. Wir führen Online-Interviews durch und können Termine flexibel vereinbaren. Wir werden, falls notwendig, nur mit deiner Zustimmung den aktuellen Arbeitgeber kontaktieren. So geht es weiter: Bewirb dich bitte ausschließlich online über INTERAMT. Wir freuen uns auf deine digitale Bewerbung bis zum 30.01.2025 unter der Kennung ZITiS-2024-072. Nutze bei Fragen vorab die Kontaktdaten von Tobias: Personalgewinnung@ZITiS.bund.de oder 0151 7027-6614 Wir vereinbaren einen Online-Termin für ein Interview. Anschließend teilen wir dir meist innerhalb einer Woche unsere Entscheidung mit und besprechen alle Einzelheiten. Du kannst dann auch gerne vor Ort bei uns vorbeischauen. Onboarding: Als neues Teammitglied möchtest du schnell selbstständig arbeiten können. Dazu musst du unsere Prozesse kennenlernen. In den ersten drei Tagen nimmst du am Onboardingprozess teil, bei dem du wichtigen Ansprechpersonen in der ZITiS begegnest und dich mit den anderen neuen ZITiSens vernetzt. Anschließend bekommst du ein fachliches Onboarding in unserem Team. So wirst du schnell Teil unseres bunten Teams und knüpfst Kontakte mit Kolleginnen und Kollegen, die sich gerne Zeit für fachliche Deep Dives nehmen. Auch mit unseren in- und externen Kunden und Partnern tauschen wir uns regelmäßig zum Arbeitsstand aus und halten Kontakt zu Projekten und Partnern, die in einem ähnlichen Umfeld aktiv sind. Du lernst unsere (Forschungs-)Projekte kennen und arbeitest dich in einige davon tief ein. Nach und nach übernimmst du eigenverantwortlich deinen Aufgabenbereich, den du dann aktiv mitgestalten kannst. So kommt sicher keine Langeweile auf! DEIN ANSPRECHPARTNER: Tobias Heindl Personalgewinnung@ZITiS.Bund.de Mobil: 0151 7027-6614