Paul-Ehrlich-Institut

Das Paul-Ehrlich-Institut ist ein Bundesinstitut im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Gesundheit The Paul-Ehrlich-Institut is an Agency of the German Federal Ministry of Health Wir, das Paul-Ehrlich-Institut, Sind eine wissenschaftliche Einrichtung des Bundes, die für die Prüfung und Zulassung von Impfstoffen und biomedizinischen Arzneimitteln zuständig ist und im Bereich der Life Sciences Forschung betreibt. Die Vernetzung mit nationalen und internationalen Akteuren macht uns zu einem kompetenten Ansprechpartner für die Öffentlichkeit, Wissenschaft, Medizin, Politik und Wirtschaft. Ist als interner Dienstleister für die Beschaffung, die Logistik und das Infrastrukturelle Facility Management des Paul-Ehrlich-Instituts verantwortlich. Das Aufgabengebiet erstreckt sich vom Einkauf von Lieferungen über die Materialbewirtschaftung, das Dokumentenmanagement (Eingang/Verteilung/Ausgang) bis hin zu geschäftsunterstützenden Dienstleistungen der Liegenschaftsnutzung.

Aufgaben:

Betreuung zentraler E-Mail- und De-Mail-Adressen sowie Weiterverarbeitung der Eingänge
Registrierung aller elektronischen und papiergebundenen Eingänge im Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/VBS) oder in anderen Softwarelösungen des Instituts
Durchführung standardisierter Qualitätssicherung der Postein- und Postausgangsbearbeitung
Zentraler Postversand in elektronischer und papiergebundener Form, inkl. Nachverfolgung zugestellter Ausgangsschreiben
Telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Kunden; extern überwiegend in englischer Sprache
Unterstützung der Referatsleitung, z. B. bei der Beantwortung von Anfragen sowie der Erstellung von Statistiken

Qualifikationen:

Abgeschlossene Berufsausbildung als medizinische Dokumentationsassistenz (m/w/d) oder eine vergleichbare Berufsausbildung im Bereich der medizinischen Dokumentation
Grundkenntnisse im Bereich Arzneimittelzulassung und der entsprechenden gesetzlichen Grundlagen
Kenntnisse über Registratursysteme und -formen
Idealerweise Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement
Gute IT-Anwendungskenntnisse (Microsoft Office, Datenbanken, Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme) sowie die Bereitschaft, sich auch in komplexe Softwarelösungen einzuarbeiten
Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Lern- sowie Einsatzbereitschaft
Gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
Sehr gute Deutsch- (Niveau C1) und grundlegende Englischkenntnisse (Niveau A2 gemäß des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen) in Wort und Schrift

Weitere Informationen:

Wir weisen darauf hin, dass das Bundesministerium für Gesundheit im Rahmen seiner aufsichtsrechtlichen Befugnisse im Einzelfall Einblick in Ihre Bewerbungsunterlagen nehmen kann (Art. 6 Abs. 1 Ziff. C DSGVO i. V. m. § 3 Abs. 1 GGO und Art. 65 GG), um eine interessengerechte und zweckmäßige Personalauswahl sicherzustellen. Ihre Daten werden unmittelbar nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Berufsfeld

Öffentlicher Dienst, Verwaltung Business Administration Logistik, Materialwirtschaft Organisation, Verwaltung, Büro Sachbearbeitung Assistenz

Bundesland

Hessen

Standorte

Langen (Hessen)