Jobs in Sachbearbeitung in München
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Informationen zur Anzeige:
Teamassistent*in
München
Aktualität: 01.06.2023
Anzeigeninhalt:
01.06.2023, Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.
München
Teamassistent*in
Das moderne Büromanagement mit der Erledigung aller gängigen Assistenzaufgaben, der Terminplanung und dem Reisemanagement für die Büromitglieder und externen Gäste
Insbesondere verantworten Sie selbstständig die organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der anfallenden Gremiensitzungen und Veranstaltungen mit i.d.R. bis zu 30 Teilnehmenden und stellen deren reibungslosen Ablauf sicher
Die federführende Organisation einer oder zwei von drei Sektionssitzungen (bis zu insgesamt 250 Teilnehmende) im Jahr in Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen der anderen Sektionsbüros und dem Büro des Wissenschaftlichen Rates im Wechsel
Die Vorbereitung von unterschriftsreifen Verträgen mit externen Dienstleistern
Die selbstständige Pflege der Mitglieder- und Gästelisten der BMS
Die Unterstützung der Büroleitung und Referent*innen bei der Erstellung von Sitzungsunterlagen
Vorzugweise eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder vergleichbare Qualifikationen
Möglichst mehrjährige Teamassistenzerfahrung mit Schwerpunkt Veranstaltungsorganisation, Haushaltsrecht und/oder Reisekostenrecht, idealerweise im Bereich der Wissenschaftsverwaltung, oder aus dem Bildungsbereich und der öffentlichen Verwaltung
Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen sowie idealerweise SharePoint- und SAP-Kenntnisse
Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Gute Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift
Organisationsgeschick, sehr gutes Zeitmanagement und Zuverlässigkeit
Teamplayer*in und Freude an selbstständigem, strukturiertem und sorgfältigem Arbeiten
Von Vorteil sind IT-Affinität, keine Berührungsängste mit digitalen Anwendungen und routinierter Umgang mit Videokonferenz- und Präsentationstechnik wünschenswert
Bereitschaft zu regelmäßigen Dienstreisen
Berufsfeld
Business Administration
Öffentlicher Dienst, Verwaltung
Organisation, Verwaltung, Büro
Sachbearbeitung
Assistenz
Bundesland
Standorte
Die aktuellsten Angebote im Bereich sachbearbeitung/muenchen:
Sachbearbeiter (w/m/d) mit Sekretariatsaufgaben für das Vorzimmer des Amtsleiters Allgemeine Verwaltung
31.05.2023
Fürstenfeldbruck