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Assistenz (m/w/d) für die Geschäftsführung des Geschäftsbereichs II
Düsseldorf
Aktualität: 01.09.2023
Anzeigeninhalt:
01.09.2023, Nordrheinische Ärzteversorgung
Düsseldorf
Assistenz (m/w/d) für die Geschäftsführung des Geschäftsbereichs II
Ihre Aufgaben sind insbesondere die selbstständige Erledigung aller in der Geschäftsführungsassistenz anfallenden Tätigkeiten und die Unterstützung des Geschäftsführers des Geschäftsbereichs II in allen von diesen verantworteten Bereichen zur Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs des Tagesgeschäftes.
Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen sowie internen/externen Sitzungen
Eigenständige Protokollführung in Sitzungen (auch in den Abendstunden)
Pflege und Bereitstellung elektronischer Daten in Dokumentenmanagementsystemen
Regelmäßiger Abruf sowie Aufbereitung / Weiterleitung von versorgungswerksspezifischen Informationen aus externen Portalen
Zentrale Postvorsortierung und Postöffnung
Selbstständige Korrespondenz sowie nach Stichworten und Phonodiktat, z. T. in Englisch
Terminplanung und -koordination
Planung von Dienstreisen
Erstellung von PowerPoint-Präsentationen
Organisation von größeren Veranstaltungen
Empfang und Bewirtung von Geschäftspartnern/Besuchern
Koordinierung der Abteilungen bei der Erstellung von Berichten aus dem Geschäftsbereich
Abwesenheitsbedingte wechselseitige Vertretung im Assistenzteam der gesamten Geschäftsführung
Abgeschlossene/s kaufmännische/s Ausbildung/Studium
Gerne Berufserfahrung im Assistenzbereich
Sichere IT-Kenntnisse (insb. MS-Office und in Dokumentenmanagementsystemen)
Sehr gute und fehlerfreie Ausdrucksweise in Wort und Schrift (Deutsch und Englisch)
Bereitschaft, Termine und Sitzungen in den Abendstunden wahrzunehmen
Höchstmaß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
Sehr gute Organisationsfähigkeit und Belastbarkeit
Flexible, selbstständige und konfliktlösungsorientierte/zielorientierte Arbeitsweise
Empathie, hohe Sozialkompetenz und sehr gutes Kommunikationsvermögen
Rasche Auffassungsgabe, Eigeninitiative
Teamfähigkeit
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Bundesland
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