Change Management zur Kernaufgabe der Unternehmensleitung machen
Veränderungen sind in der Arbeitswelt heutzutage eher die Regel als die Ausnahme. Sie stellen Organisationen vor große Herausforderungen, denn sie bringen Unsicherheiten mit sich und können Ängste bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern hervorrufen. In diesen Situationen ist das Change Management eine wirksame Methode, mit der die Top-Leitungsebene den Prozess des Wandels aktiv gestalten kann.
Wann ist Change Management hilfreich?
Menschen tendieren vielfach dazu, am Bestehenden festzuhalten und Veränderungen zu scheuen. Im beruflichen Umfeld befürchten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einhergehend mit dem Wandel möglicherweise eine Verschlechterung ihrer Situation, zunehmenden Stress oder sogar den Verlust des Arbeitsplatzes. Als Führungskraft können Sie das Change Management nutzen, um Ihre Organisationseinheit und Ihr Team durch Zeiten tief greifender Veränderungen und Krisen zu steuern. Mithilfe eines methodischen Vorgehens richten Sie Ihren Verantwortungsbereich neu aus, beispielsweise bei strukturellen Anpassungen, bei der Einführung neuer Technologien, bei Kostenreduzierungs-Programmen sowie bei Optimierungen von Prozessen.
Wie laufen die einzelnen Change-Management-Phasen ab?
Das Change Management ist darauf ausgerichtet, die Verhaltensweisen von Menschen in Teams und Organisationen nachhaltig zu verändern und das Verinnerlichen neuer Werte zu fördern. In der Praxis bewährt hat sich ein vierstufiger Ablauf des Change Management Verfahrens, der wie nachfolgend beschrieben aufeinander aufbaut.
Phase 1: Veränderungsbedarf feststellen und konkret darlegen
Zu Beginn des Veränderungsprozesses gilt es, den Bedarf eines Wandels zu erkennen und in der Kommunikation an die Belegschaft klar zu benennen. Aufgabe der Führungskräfte ist es, die Grundlagen für die Akzeptanz einer Neuausrichtung zu schaffen (unter anderem durch Aufzeigen von Schwächen der gegenwärtigen Organisation, durch Verdeutlichung der Dringlichkeit des Handelns oder durch Veranschaulichung negativer Auswirkungen eines „Weiter-so-wie-bisher“). Die Motivation und Bereitschaft zur Veränderung in Unternehmen steigt, wenn die Vorgesetzten rechtzeitig angemessene Erläuterungen geben, Hintergründe erklären und Fragen der Mitarbeitenden beantworten (zum Beispiel zu angebotenen Qualifizierungsprogrammen bei neuen Aufgaben oder zu möglichst fairen Lösungen bei einer bevorstehenden Reduzierung der Personalstärke). Unklarheit in den Aussagen des Top-Managements kann dagegen schnell zu verstärkten Widerständen, Spekulationen, Gerüchten und ausufernden Konflikten führen, die dann den gesamten Veränderungsprozess verzögern und erschweren. Aus diesem Grund ist die erste Phase des Change Managements von grundlegender Bedeutung für den Erfolg des gesamten Vorhabens!
Phase 2: Wandel initiieren und Vorbereitungen treffen
In Abhängigkeit von den angestrebten Zielen geht es in diesem Prozessschritt um die Definition geeigneter Maßnahmenpakete des Change Managements. Dabei kann es für ein Unternehmen sinnvoll sein, professionelle externe Unterstützung einzubinden. Auch in dieser Change Phase spielt die regelmäßige Kommunikation mit den Beschäftigten eine maßgebliche Rolle (beispielsweise, um für die Neuausrichtung zu werben und in der Organisation Verbündete für die Umsetzung zu finden). Je gravierender der bevorstehende Wandel ist, desto höhere Bedeutung hat in der Regel ein fortlaufender persönlicher Dialog mit den Beschäftigten. Handelt es sich um kleinere Veränderungen, kann auch eine Kommunikation per E-Mail ausreichend sein.
Phase 3: Definierte Maßnahmen planen und durchführen – sowie deren Umsetzung überwachen
Zur Durchführung der identifizierten Arbeitspakete empfiehlt sich die Anwendung von Prinzipien des Projektmanagements. Wesentlich ist es, möglichst ohne Verzögerungen zu beginnen, realistische Meilensteine festzulegen und die Realisierungsfortschritte stringent zu kontrollieren. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten regelmäßig aktualisierte Statusmeldungen erhalten. Sobald sich erste Erfolge zeigen, können diese – verbunden mit einem Dank an die Belegschaft – angemessen gewürdigt und gefeiert werden (unter anderem zur Aufrechterhaltung der Motivation im Change Prozess).
Phase 4: Veränderungsprozess abschließen und nachbereiten
Leider wird der eindeutige „Schlusspunkt“ im Change Management leicht vergessen. Dabei handelt es sich hierbei um ein bedeutendes Signal für die Beschäftigten, dass die Ziele des Change Managements erreicht sind und wieder stabile Verhältnisse in der Organisation bestehen. Empfehlenswert ist es, wenn Sie zum Abschluss die Erkenntnisse und Erfahrungen aus dem Veränderungsprozess dokumentieren und auf diese Weise für die Zukunft aus möglichen Fehlern gelernt werden kann.
Welche Erfolgskriterien für das Change Management gibt es?
Zusammenfassend beeinflussen folgende Regeln und Faktoren die nachhaltige Umsetzung von Veränderungen im Unternehmen:
• Rechtzeitige, regelmäßige sowie nachvollziehbare Informationen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geben.
• Betroffene Gruppen in den Change Prozess einbeziehen und deren eventuell unterschiedliche Interessen berücksichtigen.
• Hinter dem angekündigten Wandel stehen und Veränderungsbereitschaft vorleben.
• Für Transparenz sorgen und Unsicherheiten soweit wie möglich reduzieren.
• Erfolge, die auf dem Weg zum Ziel erreicht werden, zelebrieren.
Abschließend betrachtet nehmen die Führungskräfte also eine sehr bedeutende Rolle im Change Management Prozess ein, beispielsweise indem sie das Tempo des Prozesses bestimmen und wesentliche Entscheidungen zur Steuerung des Wandels treffen.
