Bürosachbearbeitung (w/m/d) im Vorzimmer der Institutsleitung

Das Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung (BBSR) im Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung (BBR) ist die Ressortforschungseinrichtung des Bundes im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen (BMWSB) für die Themenbereiche Stadtentwicklung, Raumordnung, Wohnen und Bauwesen. Zudem setzt das BBSR vielfältige Förder- und Investitionsprogramme im Bereich von Klimaschutz und Stadtentwicklung um. Für unsere wichtigen gesellschaftspolitischen und ökologischen Aufgaben suchen wir für den Stab »Direktor und Professor« zum nächstmöglichen Zeitpunkt auf Dauer eine: Bürosachbearbeitung (w/m/d) im Vorzimmer der Institutsleitung Der Dienstort ist Bonn. Kennziffer: 301-24 Aufgabengebiet Der Stab »Direktor und Professor« unterstützt die Leitung des Instituts in folgenden Bereichen: Vorbereitung von Leitungsentscheidungen\; Koordination der Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen, mit Institutionen des Bundes und der Länder sowie Forschungseinrichtungen\; Beratung sowie Sonderaufgaben der Institutsleitung\; Bearbeitung von Organisations- und Personalangelegenheiten des BBSR. Innerhalb dieses Stabes umfasst Ihr Aufgabengebiet folgende Bereiche: Vorbereitung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen (z. B. Buchungen, Reservierungen von Dienstwagen) Terminplanung, Terminüberwachung, Vorbereitung der Terminmeldungen Protokollführung bei Besprechungen, Fertigen von Sachstandsberichten Bearbeiten von Reisevorgängen der Institutsleitung Koordinierung der Ticketbestellungen, der Hotelzimmerreservierungen und der Kraftfahrerbereitstellungen Ansprechperson für alle Angelegenheiten der Institutsleitung, sowohl intern als auch extern Anlaufstelle für alle Beschäftigten des Instituts, alle Besucher und für die Zentralabteilung in organisatorischen Angelegenheiten Anforderungen Vorausgesetzt werden: abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation / Büromanagement bzw. eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung als Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung praktische Verwaltungserfahrung sowie umfassende Kenntnisse im Bereich Büroorganisation fundierte EDV-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel, PowerPoint) sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen in der deutschen Sprache ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie Kommunikations-, Informations- und Teamfähigkeit selbstständiges und ergebnisorientiertes Arbeiten hohe Leistungsbereitschaft und Durchsetzungsfähigkeit Offenheit und Fähigkeit, sich in neue Arbeitsbereiche schnell und intensiv einzuarbeiten Flexibilität, Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit Wünschenswert sind: praktische Verwaltungserfahrung sowie Kenntnisse im Bereich Büroorganisation Fachwissen im Bereich der BHO und des BRKG Bezahlung Die Eingruppierung erfolgt in Entgeltgruppe 6 TVEntgO des Bundes, soweit die persönlichen Anforderungen erfüllt sind. Zusätzlich kann eine außertarifliche Zulage in Höhe von 400,- EUR monatlich für die Dauer der Tätigkeit gezahlt werden. Unser Angebot Das Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung ist ein moderner, zukunftssicherer und familienfreundlicher Arbeitgeber mit allen Vorzügen des öffentlichen Dienstes. Hierfür wurden wir wiederholt durch das audit berufundfamilie zertifiziert. Wir bieten unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern interessante und anspruchsvolle Aufgaben in einem kollegialen und familienfreundlichen Umfeld strukturierte Einarbeitung flexible Arbeitszeiten und -formen, wie beispielsweise Gleitzeit von 6 Uhr bis 21 Uhr, individuelle Teilzeitvereinbarungen, die auch mit mobilem Arbeiten kombiniert werden können persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten durch ein umfassendes Fortbildungsangebot, unter anderem durch die Bundesakademie für öffentliche Verwaltung eine ergänzende Altersvorsorge (VBL) und Jahressonderzahlung für Tarifbeschäftigte sowie vermögenswirksame Leistungen ein vergünstigtes Deutschland-Jobticket für den öffentlichen Personennahverkehr umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Karriereseite Das BBR als Arbeitgeber. Besondere Hinweise Als Unterzeichner der Charta der Vielfalt bekennt das Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung sich zu den Chancen der Diversität in der Arbeitswelt und verpflichtet sich dazu, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden zu schaffen. Es gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und fördert die Vielfalt unter den Mitarbeitenden. Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten und mit Migrationshintergrund sind willkommen. Von schwerbehinderten Bewerberinnen / Bewerbern wird nur das zur Wahrnehmung der Funktion notwendige Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt. Sie werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das Auswahlverfahren wird voraussichtlich in der 44. Kalenderwoche stattfinden. Bewerbungsverfahren Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, bewerben Sie sich bitte bis zum 20.10.2024 bei uns. Wir nutzen das elektronische Bewerbungssystem des Anbieters Interamt. Wenn Sie auf die Ausschreibung durch eine andere Website als http://www.interamt.de aufmerksam geworden sind, folgen Sie dem nachfolgenden Link: https://www.interamt.de/koop/app/stelle?id\=1190893 Bitte füllen Sie den Bewerbungsbogen vollständig aus und stellen Sie hier Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen als Anlage in Ihr Kandidatenprofil ein. (Motivationsschreiben, Lebenslauf, sämtliche Abschlusszeugnisse sowie Arbeitszeugnisse, ggf. letzten drei Beurteilungen und weitere Qualifikationsnachweise, insbesondere für die Ausübung der ausgeschriebenen Funktion unter Berücksichtigung der Anforderungen [insbesondere Vortrags- und Publikationsverzeichnis], sowie ggf. einen Nachweis über die Schwerbehinderung oder Gleichstellung). Beschäftigte des öffentlichen Dienstes werden gebeten, die Einverständniserklärung zur Personalakteneinsicht - unter Nennung der Anschrift der Personalakten führenden Stelle - zu erteilen. Für Rückfragen zur Bedienung von Interamt, zur Registrierung, zu Störungen, Fehlern sowie Passwortproblemen steht Ihnen die kostenfreie Rufnummer 0385 4800-140 zur Verfügung. Die Hotline erreichen Sie Montag bis Donnerstag von 07:00 bis 17:00 Uhr und Freitag von 07:00 bis 16:00 Uhr. Ihre Ansprechpartnerin zum Bewerbungsverfahren ist Frau Mutz (Tel. 0228 99 401-1334). www.bbsr.bund.de