Jobs in Administration in Karlsruhe

Als Office Manager:in bist Du Teil des 5-köpfigen Teams »Organisation und Finanzen«. Hier werden neben Deinem Aufgabenbereich auch die Themen Personal, Controlling, Faktura und Buchhaltung abgedeckt. Im Team arbeiten wir mit einer hohen Eigenverantwortung und Selbständigkeit und verstehen uns hier als interner Servicepoint für alle Mitarbeiter:innen. Empfang und Gästebetreuung: Du nimmst unsere Besucher und Mitarbeiter in Empfang. Ein herzliches Lächeln und eine professionelle Haltung sind deine Stärken. Telefonzentrale: Du koordinierst Anrufe und sorgst für einen reibungslosen Kommunikationsfluss. Dokumentenmanagement : Du behältst den Überblick über unseren Posteingang und sorgst dafür, dass wesentliche Dokumente aus Briefkasten und info@-Postfach hilfreich verschlagwortet den richtigen elektronischen Weg im Unternehmen nehmen. Seven2one Meetings : Du terminierst und organisierst unsere bereichsübergreifenden Meetings. Die Protokollführung gehört ebenfalls zu deinen Aufgaben. Facility Management: Du sorgst dafür, dass unsere Besprechungsräume repräsentativ aussehen und stellst sicher, dass alles reibungslos funktioniert. Du bist Ansprechpartner:in für die Hausverwaltung, Reinigungsfirma und Handwerker. Beschaffung und Travel Management: Du kümmerst dich um Einkäufe sowie Bestellungen und organisierst Geschäftsreisen. Mitarbeiter-Events : Du planst und organisierst diverse Events, wie unsere Weihnachtsfeier und Betriebsausflüge.