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Leitungsunterstützung im Abteilungsstab (m/w/d)
Wiesbaden
Aktualität: 15.02.2024

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15.02.2024, Hessisches Ministerium des Innern, für Sicherheit und Heimatschutz
Wiesbaden
Leitungsunterstützung im Abteilungsstab (m/w/d)
Das Auftragscontrolling im Abteilungsstab ist ein wichtiges Führungsinstrument des Abteilungsleiters. Es ist zuständig für die Koordinierung der Auftragsverteilung innerhalb der Abteilung und stellt die fristgerechte Aufgabenerledigung sowie die formale Qualitätssicherung von Vermerken, Konzepten, Texten (z. B. Reden, Grußworte) und Anschreiben der Referate sicher. Es leistet somit wichtige Schnittstellenarbeit zwischen dem Abteilungsleiter und den Referaten. Sie unterstützen den Abteilungsleiter in großer Leitungsnähe mit operativen Aufgaben im Tagesgeschäft. Sie halten Aufträge eigenständig nach, indem Sie interne und externe Fristen setzen und deren Einhaltung sicherstellen. Sie sind Ansprechperson für den Abteilungsleiter zu Sachständen und Fristen laufender Aufträge. Sie sind Schnittstelle zwischen dem Abteilungsleiter und den Referatsleitungen der Abteilung VII hinsichtlich inhaltlichen oder prozeduralen Abstimmungsbedarfen. Die Vorgänge der Abteilung begleiten Sie inhaltlich, indem Sie Kontexte zwischen parallellaufenden Aufträgen herstellen und den Überblick behalten. Sie nehmen regelmäßig an Terminen des Abteilungsleiters teil, beraten diesen zu Vorgängen und stellen die Erledigung von Folgeaufträgen sicher.
Laufbahnbefähigung für den gehobenen Dienst in der allgemeinen Verwaltung, abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder Master) oder vergleichbare Qualifikation im Verwaltungsdienst oder ausnahmsweise vergleichbare Qualifizierung aufgrund einer anderen geeigneten Ausbildung und entsprechender Kenntnisse und Erfahrung, die im Rahmen mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung erworben wurde. Sie zeichnen sich durch eine sehr hohe Auffassungsgabe und sehr ausgeprägtes analytisches Denken aus. Sie verfügen über eine sehr gute, durchsetzungsstarke Kommunikationsfähigkeit. Sie haben ein sehr sicheres und gewandtes Auftreten mit sehr guter schriftlicher und mündlicher Ausdrucksfähigkeit. Sie sind integer und zuverlässig. Sie arbeiten auch bei hohem Arbeitsanfall eigenverantwortlich, strukturiert und sorgfältig. Sie sind lernbereit und verfügen über eine hohe Flexibilität und Belastbarkeit. Sie zeichnen sich durch Ihre ausgezeichnete Teamfähigkeit aus. Eine zweijährige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung wäre wünschenswert.

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