Onboarding: Mehr als nur ein Willkommensgruß für neue Mitarbeiter

Der Bewerbungsprozess ist abgeschlossen, der neue Arbeitsvertrag unterschrieben.

Nun kommt es darauf an, dass die neue Fachkraft am ersten Arbeitstag einen positiven Eindruck erhält. Am besten sogar schon vor dem ersten Arbeitstag. Was ist zu tun?

Was ist Onboarding und ab wann beginnt es?

Als Onboarding bezeichnen Personaler die Einarbeitungs- und Eingewöhnungsphase zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags bis zu der Zeit, ab der sich neue Mitarbeiter weitgehend in ihr neues Arbeitsumfeld integriert haben. Andere Definitionen von Onboarding schließen den Bewerbungsprozess selbst in diesen Zeitraum mit ein, weil Bewerber auch in dieser Phase bereits erste Eindrücke von ihrem potenziellen neuen Arbeitgeber mitnehmen. Denn im Kern geht es bei allen Onboarding Maßnahmen genau darum: sich gegenüber dem Mitarbeiter so zu verhalten und ihn so zu unterstützen, dass sich ein positives Stimmungsbild einstellt.

Warum ist Onboarding wichtig

Warum ist das Onboarding neuer Mitarbeiter wichtig?

Was der Begriff Onboarding schon andeutet: Das Unternehmen erbringt eine aktive Leistung, um es dem Arbeitnehmer so leicht wie möglich zu machen, sich an seine Arbeitsumgebung zu gewöhnen. Gerade die ersten Tage am neuen Arbeitsplatz sollen dem Mitarbeiter als positive Erfahrung in Erinnerung bleiben und seinen Eindruck bestärken, die richtige Wahl getroffen zu haben. Mit einem strukturierten Onboarding-Konzept verfolgen professionelle Personaler vor allem zwei wesentliche Ziele:

  • Vermeidung von Rückzugsverhalten oder gar Kündigung schon nach kurzer Zeit
  • Verkürzung der Einarbeitungsphase.

Ein gutes Onboarding sorgt also dafür, dass die mit viel Aufwand verbundene Personalsuche so schnell wie möglich produktive Früchte trägt. Dieses Ziel wird umso schneller erreicht, wie sich der Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz wohlfühlt, also akklimatisiert und seine „Betriebstemperatur“ erreicht. Nicht selten ereignen sich jedoch die negativen Fälle, in denen neue Mitarbeiter sich zu wenig wertgeschätzt oder gar nicht erst wirklich willkommen fühlen.

Eine gute Willkommenskultur wirft bereits ein erstes positives Licht auf die allgemeine Unternehmenskultur. Unternehmen, die sich zu einer deutlichen Mitarbeiterorientierung bekennen, also Mitarbeiterzufriedenheit als Faktor ihres eigenen Geschäftserfolgs betrachten, würden nicht ausgerechnet in der Anfangsphase die Chance verpassen, solche Bekenntnisse durch gepflegte Onboarding-Maßnahmen unter Beweis zu stellen.

Was wollen neue Mitarbeiter so schnell wie möglich wissen?

Zu Beginn wollen neue Mitarbeiter vor allem nicht die unangenehme Rolle des lästigen Wo-ist-was-Fragestellers einnehmen. Daher gebietet es die Höflichkeit des Unternehmens, alle formalen Informationen proaktiv anzubieten. Größere Firmen fassen die wichtigsten Informationen über die betriebseigene Infrastruktur gerne in Broschüren oder Booklets zusammen oder stellen sie im Intranet zur Verfügung. Hier obliegt es jedem Unternehmen selbst, in welcher Informationstiefe es diesen Service für neue Mitarbeiter anlegt. Es empfiehlt sich allerdings, solche Materialien nicht als Ersatz für eine persönlich begleitete Einführungsphase misszuverstehen. Solche Grundinformationen können viel besser sogar vor dem ersten Arbeitstag ausgehändigt werden, zum Beispiel im Rahmen der Vertragsunterzeichnung. Damit entsteht beim neuen Mitarbeiter ein Eindruck von guter professioneller Vorbereitung und Informationskultur. Und es bleibt mehr Zeit für die persönliche Kennenlern- und Einarbeitungsphase. Neue Mitarbeiter möchten sich so schnell wie möglich mit ihrer näheren Umgebung, also dem unmittelbaren Kollegenkreis und ihren zukünftigen Aufgaben vertraut machen. Schon im Vorfeld sollte mindestens eine Bezugsperson benannt werden, die den oder die neue Kollegin – im übertragenen Sinne – an die Hand nimmt. Eine erste Führung durch die zunächst wichtigsten Einrichtungen, die Erläuterung der Arbeitsweisen und der ersten Arbeitsziele oder Projektaufgaben gehören zu den Maßnahmen im Onboarding-Prozess.

Gutes Onboarding

Was bedeutet ein gutes Onboarding aus der Perspektive der Mitarbeiter?

Die ersten Arbeitstage gehören zu den Erlebnissen, die sich nachdrücklich im Langzeitgedächtnis des Menschen festsetzen. Emotional sind sie durchaus vergleichbar mit anderen ersten Begegnungen und Kennlernphasen, die als Meilensteine ein Leben prägen. Steht ein neuer Mitarbeiter buchstäblich allein auf weiter Flur oder wird gleich ohne weitere persönliche Ansprache oder Einweisung ins kalte Wasser geworfen, entsteht bereits ein erstes großes Gefälle zwischen Erwartung und Wirklichkeit. Mangelnde Motivation und Frustration sind die unerwünschten Nebeneffekte. Personalmanager wissen: Verloren gegangene Motivation wiederherzustellen, gehört zu den kostspieligsten und arbeitsintensivsten Prozessen der Personalführung.
Die oft zitierte Ernüchterungsphase stellt sich früher, aber besser noch später automatisch ein. Die wird von einem gut integrierten Mitarbeiter aber gar nicht mehr als solche wahrgenommen. Denn dann ist er meistens schon im sozialen Gefüge seiner neuen Arbeitsumgebung etabliert und hat den Status des „Neulings“ bereits erfolgreich hinter sich gelassen. Dann führen manche negative Erfahrungen auch nicht immer gleich zu innerer oder tatsächlicher Kündigung. Neue Mitarbeiter reagieren allerdings deutlich sensibler und emotionaler, wenn sie ihre eigenen Erwartungen gefährdet sehen, weil sie bereits in den ersten Tagen zu viele Widersprüche zwischen Anspruch und Wirklichkeit des Arbeitgebers erleben.

Was bringt ein ausgeklügeltes Onboarding Programm?

Grundsätzlich regeln sich in einem „sozialen Biotop“, um das es sich auch im Umfeld des Arbeitsplatzes letztlich handelt, die meisten Dinge auf natürliche Weise von selbst. Nicht alles kann und muss gleich stromlinienförmig auf ein bestimmtes emotionales Maß hin getrimmt werden. Im Gegenteil: Gerade für das Onboarding von besonders qualifizierten Fach- oder Führungskräften gilt das Prinzip der höflichen Zurückhaltung, weniger fürsorgliche Belagerung durch zu eilig angesetzte erste ‚Feedbackgespräche‚. Neue Mitarbeiter gehen ein gutes Stück weit selbst an Bord, suchen also nicht immer die Einbettung in ein vorgefertigtes ‚Programm‘ mit vorgestanzten Lösungen. Onboarding soll dem neuen Mitarbeiter den Weg ebnen, sich so schnell wie möglich mit seiner Arbeitsleistung ins Spiel zu bringen, um aus diesem Grunde möglichst bald gebraucht und wertgeschätzt zu werden.