Mitarbeitergespräche führen: Erfolgsfaktoren und Tipps
Erfahren Sie hier, welche Anlässe es für ein Personalgespräch geben kann, wie sich eine gute Vor- und Nachbereitung gestaltet und was bei der Gesprächsführung zu beachten ist.
Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es?
Grundlegend zu unterscheiden sind anlassbezogene und regelmäßige Personalgespräche. Erstere stehen immer im Zusammenhang mit einem aktuellen Ereignis. Sie können von einer Führungskraft oder auch von einem Teammitglied initiiert werden. Letztere finden in einem bestimmten Turnus, zum Beispiel jährlich oder halbjährlich, statt. Beispiele für anlassbezogene Mitarbeitergespräche sind notwendige steuernde Eingriffe in die täglichen Arbeitsprozesse, Veränderungen der Arbeitsgrundlage, Konflikte im Team, die Nichteinhaltung von Regeln oder ein Fehlverhalten der Beschäftigten. Darüber hinaus können auch besonders gute oder weniger überzeugende Leistungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Gegenstand eines Personalgesprächs sein. Entsprechend kann das anlassbezogene Mitarbeitergespräch beispielsweise die Form eines Anerkennungsgesprächs, eines Kritik- beziehungsweise Konfliktgesprächs oder eines Abmahnungsgesprächs annehmen. In institutionalisierten Personalgesprächen wird ein längerer Zeitraum des Beschäftigungsverhältnisses betrachtet.
In der Regel finden diese in Unternehmen und Organisationen auf einer definierten, einheitlichen Basis statt (Leitfaden o. ä.). Inhaltlich geht es dabei um ein ausführliches Feedback sowie um Ziele und Maßnahmen zur persönlichen und beruflichen Entwicklung des Teammitglieds. Auch die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiterin beziehungsweise Mitarbeiter gehören zu den Themen des jährlichen Mitarbeitergesprächs.
Personalgespräch vorbereiten – Was ist zu tun?
Wenn sich Führungskräfte auf ein Mitarbeitergespräch vorbereiten, stehen ihnen Informationsquellen wie die Personalakte, Beurteilungen, Stellenbeschreibungen, vorherige Zielvereinbarungen, Projektberichte und Protokolle zur Verfügung. Empfehlenswert ist, sich vorab ein Gesprächsziel, passende Fragen und, bei Bedarf, selbst wahrgenommene, konkrete Beispiele für Situationen oder Verhaltensweisen zu überlegen. Diese hängen von Ihrem Kernanliegen und möglichen Einwänden oder Argumenten des Teammitglieds sowie gegebenenfalls bestehenden Konflikten ab. Wichtig ist darüber hinaus, dass die Einladung rechtzeitig erfolgt, damit auch die Beschäftigten – oder eventuell weitere teilnehmende Personen – ausreichend Zeit mitbringen und sich auf das Mitarbeitergespräch vorbereiten können. In der Regel ist mindestens eine Woche Vorlaufzeit zu gewähren. Der Ort sollte so gewählt werden, dass der Termin ohne Störungen ablaufen kann.
Mitarbeitergespräche richtig führen
Ein Personalgespräch gliedert sich in drei Phasen: Einleitung, Hauptteil und Abschluss. Nach der Begrüßung kommt es darauf an, in der Einleitungsphase den Gesprächsgrund und die Zielsetzung klar zu benennen. Bei anlassbezogenen Mitarbeitergesprächen sind anschauliche Beispiele und die Darstellung konkreter Folgen hilfreich. Anschließend sollte dem Teammitglied eine Möglichkeit gegeben werden, die eigene Sichtweise darzustellen. Im Hauptteil des Gesprächs steht die gemeinsame Erarbeitung und Festlegung von Lösungen und Zielen im Mittelpunkt. Auch erforderliche Unterstützungs- und Qualifizierungsmaßnahmen können definiert werden. Zum Ende des Mitarbeitergesprächs gilt es, die Ziele, Lösungen, Ergebnisse oder Vereinbarungen zusammenzufassen und zu dokumentieren. Wenn erforderlich, können dabei Fristen, Meilensteine oder ein weiterer Gesprächstermin festgehalten werden.
Die Nachbereitung des Gesprächs
Von großer Bedeutung für die Wirksamkeit von Mitarbeitergesprächen ist, den Beschäftigten ein Protokoll und – sofern vorhanden – die visualisierten Ergebnisse des Mitarbeitergesprächs zur Verfügung zu stellen. Sofern ein Bedarf besteht, sollten Sie Ihre Teammitglieder bei der Umsetzung der Vereinbarungen unterstützen. Für Sie selbst ist es ratsam, das Personalgespräch in Ruhe zu reflektieren, um Erkenntnisse für kommende Termine zu gewinnen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
Welche Grundregeln für die Gesprächsführung gibt es?
Personalgespräche verlaufen bei einer offenen und konstruktiven Grundstimmung umso zufriedenstellender. Diese können Führungskräfte erzeugen, indem sie eine ruhige Sprechweise wählen, Monologe vermeiden, subjektive Eindrücke schildern sowie Ihrem Gegenüber aktiv und konzentriert zuhören. Eine besondere Rolle spielen in Mitarbeitergesprächen neben den Ich-Botschaften die dialogfördernden W- anstelle von Ja-nein-Fragen. Sollten dennoch kleinere Gesprächspausen auftreten, können diese durchaus positiv sein – sie lassen Raum zum Nachdenken. Versuchen Sie deshalb, die Ruhe im Raum als Chance zu betrachten und achten Sie in diesen Gesprächsphasen ruhig ein wenig mehr auf die Körpersprache der Beschäftigten. Bitte dabei nicht vergessen: Auch die eigene Körpersprache – Körperhaltung, Gestik und Mimik – beeinflusst permanent die Gesprächsatmosphäre. Ein absolutes Tabu in Personalgesprächen sind Störungen, etwa durch klingelnde (Mobil-)Telefone, oder der ständige Blick auf die Uhr.
Wie Sie regelmäßige Mitarbeitergespräche einführen
Die Einführung institutionalisierter Personalgespräche sollte in Unternehmen und Organisationen gut vorbereitet werden. Im ersten Schritt kommt es darauf an, die genauen Ziele zu definieren und zu analysieren, welche Gegenargumente es diesbezüglich geben könnte – etwa Ängste, Befürchtungen und dergleichen. Ohne ein deutliches Bekenntnis der obersten Leitung und die frühzeitige und umfassende Einbindung der Personalvertretungsgremien wird die erfolgreiche Einführung regelmäßiger Mitarbeitergespräche vermutlich scheitern. Um alle notwendigen Aspekte zu berücksichtigen und eine übergreifende Zusammenarbeit der beteiligten Stellen zu gewährleisten, empfiehlt sich die Gründung einer Projektgruppe zur Einführung des Führungsinstruments „Mitarbeitergespräche“.
So können passende Strukturen und Prozesse festgelegt werden. Auf dieser Basis kann dann ein Leitfaden für Mitarbeitergespräche erarbeitet werden, der wiederum als Grundlage für die Schulung der Führungskräfte und der Information der Beschäftigten dienen kann. Sofern intern keine ausreichenden Kapazitäten für ein entsprechendes Projekt zur Verfügung stehen oder das notwendige Know-how fehlt, kann bei der Einführung standardisierter Personalgespräche auf externe Beratung / Unterstützung zurückgegriffen werden.
